Automatische factuurherkenning
met AI
Van template-gebaseerde OCR naar zelflerende AI.
98% nauwkeurigheid, zonder handmatige configuratie.
Hoe werkt AI-factuurherkenning?
Factuurherkenning is de technologie die gegevens uit facturen automatisch extraheert en structureert. Waar traditionele systemen werkten met vaste templates per leverancier, gebruikt moderne factuurherkenning machine learning om factuurstructuren zelfstandig te leren herkennen, ongeacht lay-out, taal of formaat.
De kern van EasyData’s factuurherkenning is een combinatie van 25+ jaar OCR-expertise met deep learning modellen. Deze modellen zijn getraind op miljoenen facturen en herkennen patronen zoals “Factuurnummer:”, gevolgd door een numerieke reeks, of “Totaal incl. BTW” gevolgd door een bedrag. Dat werkt ongeacht de positie op de factuur.
Een belangrijk technisch onderscheid: 95% van de facturen die organisaties ontvangen zijn digital-born PDF’s. Deze bevatten al een digitale tekstlaag. EasyData slaat voor deze facturen de OCR-stap volledig over en extraheert rechtstreeks uit de tekstlaag. Dat levert hogere nauwkeurigheid en verwerkingssnelheden van 2-3 seconden per factuur.
Factuurherkenning: de technologie in cijfers
De technologie achter factuurherkenning
🤖 AI-Gestuurde Herkenning
Machine learning modellen die automatisch leren van factuurformaten zonder handmatige template configuratie.
📄 Digital-Born PDF Processing
95% van facturen zijn digital-born PDF’s. Directe extractie zonder onnodige OCR-conversie.
🔍 Slimme Validatie
Automatische detectie van dubbele facturen, BTW-controle, bedrag-verificatie en IBAN-validatie.
📊 Regelitem Herkenning
Volledige extractie van factuurregels inclusief artikelcodes, aantallen, prijzen en BTW-tarieven.
🔄 UBL XML Export
Standaard UBL-export voor naadloze integratie met alle gangbare boekhoudpakketten.
🔒 AVG-Compliant
Volledige naleving van privacywetgeving. Data blijft binnen Europese datacenters.
Factuurherkenning per branche
Groothandel: Verwerk duizenden facturen per maand
Voor groothandelaren verwerkt EasyData’s factuurherkenning complexe inkoopfacturen met volledige regelitem-extractie. Onze AI-technologie herkent artikelcodes, hoeveelheden en prijzen voor directe koppeling aan voorraadsystemen en ERP-oplossingen.
- Automatische koppeling artikelcodes aan grootboekrekeningen
- Regelitem-herkenning voor kostprijsberekening per product
- Detectie van prijsafwijkingen ten opzichte van inkooporders
- Integratie met gangbare ERP-systemen (SAP, Microsoft Dynamics, AFAS)
Retail: Snelle verwerking van leveranciersfacturen
Retail organisaties ontvangen dagelijks tientallen tot honderden facturen van diverse leveranciers. EasyData’s factuurherkenning automatiseert het volledige proces van ontvangst tot goedkeuring, met slimme koppeling aan inkooporders en ontvangstbonnen.
- 3-way matching: automatische verificatie factuur, inkooporder en ontvangstbon
- Multi-channel factuurontvangst (email, portal, EDI, PDF)
- Leveranciers-herkenning op basis van KvK-nummer en IBAN
- Workflow voor goedkeuringen met escalatie-regels
Overheid: AVG-conforme factuurverwerking
Overheidsinstellingen hebben strikte compliance-eisen bij factuurverwerking. EasyData’s factuurherkenning voldoet aan alle overheidsrichtlijnen met volledige audit trails, data sovereignty en transparante AI-beslissingen.
- 100% verwerking binnen Europese datacenters
- Volledige audit trail voor accountantscontrole
- Uitlegbare AI zonder “black box” beslissingen
- Integratie met overheidsportalen en e-Facturering
Accountancy: Efficiënte multi-client verwerking
Accountantskantoren verwerken facturen voor tientallen tot honderden klanten. EasyData’s multi-tenant factuurherkenning scheidt automatisch client-data met volledige AVG-compliance en biedt gestroomlijnde workflows per administratie.
- Automatische client-detectie op basis van email-afzender of QR-codes
- Bulk-verwerking van duizenden facturen per maand
- White-label portaal voor klanten
- Export naar alle gangbare boekhoudpakketten
Het herkenningsproces stap voor stap
Stap 1: Factuur Ontvangst
Facturen ontvangen via email, upload portal, API of mobile app. Ondersteunt PDF, JPG, PNG en alle gangbare formaten.
Stap 2: AI-classificatie en veldextractie
Deep learning modellen analyseren de documentstructuur en extraheren velden: leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, BTW, IBAN en optioneel regelitems. Zonder templates, zelfs bij onbekende leveranciers.
Stap 3: Validatie & Verificatie
Automatische controle op dubbele facturen, BTW-berekening, bedrag-verificatie en IBAN-check. Business rules detecteren afwijkingen voor menselijke review.
Stap 4: Export & Integratie
Gevalideerde facturen worden geëxporteerd als UBL XML of via directe API-koppeling naar je boekhoudpakket. Volledig geautomatiseerd.
OCR versus AI-factuurherkenning: het technische verschil
Template-gebaseerde factuurherkenning (eerste generatie) werkte met vaste coördinaten: voor elke leverancier configureerde je handmatig waar het factuurnummer, de datum en het bedrag stonden. Bij elke lay-out wijziging moest de template opnieuw worden ingesteld. Bij 50 leveranciers betekende dat 50 templates onderhouden.
De tweede generatie gebruikte sleutelwoord-herkenning: het systeem zocht naar woorden als “Factuurnummer” en nam de waarde ernaast. Beter, maar kwetsbaar voor variaties (“Factuur nr.”, “Invoice #”, “Factuurdatum” vs. “Datum factuur”) en meertalige facturen.
EasyData’s derde generatie factuurherkenning werkt met machine learning en natural language processing. De AI begrijpt de semantische structuur van een factuur: het herkent dat een getal rechtsonder met een BTW-percentage erboven waarschijnlijk het totaalbedrag is. Dat werkt ongeacht taal, lay-out of leverancier, zonder dat je ooit een template hoeft aan te maken.
Voor digital-born PDF’s (95% van alle facturen) combineert EasyData directe tekstlaag-extractie met AI-classificatie. Omdat de tekst al digitaal beschikbaar is, slaan we de OCR-conversie over. Het resultaat: verwerkingstijden van 2-3 seconden per factuur in plaats van 30-60 seconden bij traditionele OCR, met hogere nauwkeurigheid omdat er geen beeldherkenningsfouten kunnen optreden.
Voor gescande papieren facturen (de overige 5%) past EasyData automatische beeldverbetering toe: scheefstand-correctie, contrast-optimalisatie en ruisonderdrukking. Pas daarna start de OCR-conversie, gevolgd door dezelfde AI-classificatie als bij digital-born documenten. Bekijk onze scan en herken software voor meer details over dit proces.
Welke gegevens extraheert factuurherkenning?
EasyData’s factuurherkenning extraheert zowel headervelden als regelitems. Op headerniveau worden leveranciernaam, KvK-nummer, IBAN, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, bedrag exclusief BTW, BTW-bedrag en totaalbedrag herkend. Bij regelitem-extractie gaat het om artikelcodes, omschrijvingen, aantallen, eenheidsprijzen, BTW-tarieven per regel en regeltotalen.
De nauwkeurigheid per veldtype verschilt: gestructureerde velden zoals IBAN en factuurnummer scoren boven 99%, terwijl vrije-tekstvelden zoals omschrijvingen rond 95% liggen. EasyData’s validatielaag controleert vervolgens of BTW-berekeningen kloppen, of IBAN-nummers geldig zijn en of er geen dubbele facturen worden aangeleverd.
Wil je weten hoe deze herkende data vervolgens door je organisatie stroomt? Bekijk dan de factuurverwerking pagina voor het volledige end-to-end proces van ontvangst tot boeking. Of lees meer over UBL-export als je factuurdata direct naar je boekhoudpakket wilt sturen.
Veelgestelde vragen over factuurherkenning technologie
Wat is het verschil tussen OCR en AI-factuurherkenning?
Traditionele OCR (Optical Character Recognition) converteert afbeeldingen naar tekst, maar begrijpt de context niet. AI-factuurherkenning gebruikt machine learning om factuurstructuren te herkennen en relevante velden te extraheren zonder handmatige template-configuratie. EasyData combineert beide technologieën: voor digital-born PDF’s (95% van facturen) extraheren we direct de digitale tekstlaag, voor gescande documenten gebruiken we eerst OCR en vervolgens AI-classificatie.
Wat is het verschil tussen template-based en AI-based factuurherkenning?
Template-based systemen (eerste generatie) vereisen dat je per leverancier handmatig configureert waar factuurnummer, datum en bedrag op de factuur staan. Bij elke lay-out wijziging moet de template opnieuw worden ingesteld. AI-based factuurherkenning (derde generatie) leert zelfstandig patronen herkennen door training op miljoenen facturen. Het herkent dat een getal na “Totaal incl. BTW” waarschijnlijk het eindbedrag is, ongeacht positie of opmaak. Resultaat: geen templates onderhouden, directe herkenning van nieuwe leveranciers.
Hoeveel facturen kan ik per maand verwerken?
EasyData’s factuurherkenning schaalt van enkele tientallen tot tienduizenden facturen per maand. Onze klanten variëren van MKB-bedrijven met 50 facturen/maand tot enterprise organisaties die 10.000+ facturen maandelijks verwerken. Pricing is transparant per factuur zonder volume-beperkingen of setup fees. Contacteer ons voor een specifieke offerte op basis van je verwachte volume.
Kan factuurherkenning regelitems extraheren?
Ja, EasyData’s factuurherkenning ondersteunt volledige regelitem-extractie inclusief artikelcodes, beschrijvingen, aantallen, prijzen en BTW-tarieven. Dit is essentieel voor groothandel, retail en productie-organisaties die kostprijsberekening per artikel nodig hebben. Voor complexe facturen met ongestructureerde regelitems adviseren we een Proof of Concept om haalbaarheid te valideren.
Hoe garandeert EasyData AVG-compliance bij factuurherkenning?
EasyData’s factuurherkenning is volledig AVG-compliant met verwerking binnen Europese datacenters. We zijn geregistreerd bij de Autoriteit Persoonsgegevens en hebben uitgebreide verwerkersovereenkomsten beschikbaar. Alle factuurdata wordt versleuteld opgeslagen en verwerkt, met volledige audit trails en transparante AI-beslissingen. Lees meer over onze informatiebeveiliging en databeveiliging.
Hoe nauwkeurig is AI-factuurherkenning per veldtype?
De nauwkeurigheid verschilt per type veld. Gestructureerde velden zoals IBAN-nummers en factuurnummers scoren boven 99%. Bedragen en datums zitten rond 98%. Vrije-tekstvelden zoals omschrijvingen scoren rond 95%. EasyData’s validatielaag voegt hier een extra controlelaag aan toe: BTW-berekeningen worden nagerekend, IBAN-nummers gevalideerd en dubbele facturen automatisch gedetecteerd. Bij twijfel wordt een factuur gerouteerd naar menselijke review.
Werkt factuurherkenning ook voor gescande papieren facturen?
Ja, EasyData’s factuurherkenning verwerkt zowel digital-born PDF’s als gescande papieren facturen. Voor gescande documenten passen we automatische beeldverbetering toe (scheefstand-correctie, contrast-optimalisatie, ruisonderdrukking) voordat de AI-herkenning start. Dit zorgt voor optimale nauwkeurigheid ook bij facturen van mindere scankwaliteit. Bekijk onze scan en herken software voor meer opties.
Ervaar AI-factuurherkenning met je eigen documenten
Test EasyData’s factuurherkenning technologie met je eigen facturen. We verwerken 100 van je documenten in een kosteloos Proof of Concept zodat je de nauwkeurigheid, snelheid en veldextractie zelf kunt beoordelen. Geen verplichtingen, geen setup fees.
EasyData Garantie
Start met een kosteloos Proof of Concept waarbij we 100 van je facturen verwerken. Ervaar zelf de 98% nauwkeurigheid en ROI voordat je beslist. Geen verplichtingen, geen setup fees, geen vendor lock-in.
Over de auteur
