Maak zelf een UBL Factuur

Steeds meer facturen worden als PDF verzonden, het ‘zichtbare’ deel van de e-factuur.

Voor meer efficiency is een toe te voegen UBL bestand van belang.
UBL (Universal Business Language) is een XML bestand.
Dat formaat wordt door steeds meer boekhoudpakketten gelezen.

Print2Proces is onze oplossing om digitale facturatie mogelijk te maken.

De UBL standaard is niet internationaal, er zijn uitzonderingen mogelijk.
Met jarenlange digitale facturatie ervaring kunnen wij ook hiermee overweg.

Onze oplossingen zijn schaalbaar implementeerbaar voor grotere bedrijven.
In ieder procurement, purchase to pay en supply chain finance model passend.

Ook voor het MKB en ZZP segment bieden we een UBL E-factuur oplossing.
Zo wordt factureren met een UBL factuur van ons allemaal!

Neem contact met ons op om de UBL facturatie mogelijkheden te bespreken.























UBL facturen, we gaan echt digitaal!

Digitaal factureren is niet gisteren bedacht, denk aan de EDI standaard die in 1960 ontwikkeld is.
Het besef was toen al dat we een hoop administratieve taken kunnen vermijden met een uniforme standaard.
Met de uniforme EDI taal werd uitwisseling tussen verschillende computersystemen mogelijk gemaakt.

EDI staat voor "Electronic Data Interchange" en wordt nog steeds in verschillende toepassingen gebruikt.
In Nederland zien we gebruik van deze standaard vooral in de food en daarmee verbonden logistieke organisaties.

Er zijn verschillende afkortingen en dialecten voor EDI.
Gezien het belang is er de afgelopen jaren een levendige industrie rond dit onderwerp ontstaan.
Google maar eens op 'EDI' en een wereld van digitale communicatie zal zich aan de lezer ontvouwen.

In het verlengde van EDI bedacht Jon Bosak van OASIS rond 2001 de eerste UBL versie zoals we die nu kennen.
Deze eerste UBL XML zag in 2004 het licht en vertoont overeenkomsten met de voorgaande EDI standaard.

Belangrijk verschil is dat de UBL standaard royalty-free gebruikt kon gaan worden.







De ontwikkeling blijft

Standaarden blijven in ontwikkeling, zeker als het fundament nog niet in beton gegoten staat.
Nieuwe inzichten leidde in 2006 tot de basis die we vandaag als UBL 2.0 kennen.
Daarna zijn nog verschillende toevoegingen geweest en veranderingen blijven voortduren.

OASIS zelf is een non-profit organisatie die zich sterk maakt voor de ontwikkeling van open standaarden.
De rekening voor ontwikkeling en hun huisvesting wordt betaald door hun leden zoals IBM, Microsoft, etc.
Meer over OASIS en in het bijzonder de UBL standaard is te vinden op de OASIS website.

Zo'n standaard is een mooi gegeven, maar je hebt er pas wat aan als het de gebruiker wat opgeleverd!
Deze OASIS website helpt de administratief gebruiker daar niet direct mee.
Hier zal vooral de technisch geïnteresseerde relevante informatie vinden.

De UBL standaard vandaag wordt door veel boekhoud pakketten geaccepteerd.
en steeds meer systemen kunnen dit formaat ook voor de ontvangende klant produceren.
Deze link verwijst naar een informatief filmpje hoe de ideale E-facturatie wereld eruit ziet.

Voor systemen die zelf geen UBL kunnen produceren zijn steeds meer markt partijen actief.
Deze aanbieders maken vooral factuur naar UBL conversie via een Internet portal mogelijk.

Wij weten dat er geen externe partij voor deze conversie techniek nodig is.







standaard regelherkenning

EasyData bied met Print2Process meer dan alleen een UBL op hoofdlijnen.
Deze meeste factuur dienstverleners bieden geen regelherkenning waar dit bij EasyData standaard is.
De meest complexe factuur gegevens komen met onze oplossing overzichtelijk in een UBL XML terecht.
Sommige aanbieders van factuur regelherkenning maken de UBL XML handmatig in lage lonen landen.
Niets mis mee, maar wij kiezen voor een oplossing die gewoon op uw eigen computer werkt.

De fundamentele gedachte achter de UBL standaard is informatie uitwisseling zonder derde partij.

Met deze gedachte is Print2Process ontwikkeld en komt onze toegevoegde waarde in de praktijk terug.
Het kosteloos bruikbare UBL formaat geeft vrijheid in financiële communicatie tussen de betrokken partners.

Deze uitwisseling hoeft zich niet te beperken tot alleen factuur informatie.
Denk aan automatische UBL's van bijvoorbeeld orders, of het standaardiseren van offerte informatie.
De mogelijkheden zijn onbeperkt en zullen tot reductie van administratieve lasten leiden!

Vanwege het overzicht beperken we ons hier tot de populaire UBL factuur oplossing.
Wel is de techniek in huis om willekeurig welk document naar XML te converteren.

Er zijn geen technische beperkingen om E-facturatie via XML mogelijk te maken.

Betekent dit op termijn het einde van traditionele OCR factuur herkenning?
Het antwoord is volmondig: Ja! Toch duurt dat nog even...























Een paar nuances uit de UBL praktijk

























De Nederlandse Rijksoverheid stelde per 1 januari 2017 over te gaan op e-factureren om de bekende redenen:
E-facturatie is de toekomst, sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en dat scheelt de ondernemers veel administratie.

Wie hoort van de overheid iets anders dan dat bureaucratische processen voor het bedrijfsleven zullen verminderen?

In een vroeg stadium zijn partijen bij de overheid aan tafel gekomen.
Deze partijen hebben hun eigen variant SI-UBL en UBL-OHNL op de UBL standaard geaccepteerd gekregen.
Organisatie specifieke integratie kan via verschillende portals en boekhoudsystemen gerealiseerd worden.
Op deze wijze kan aan de verplichting van digitaal facturen naar de overheid voldaan worden.
Wie autonoom een digitale factuur wil versturen komt terecht bij de verschillende aanbieders.



In België werd eerst het 'eigen' e-fff UBL 2.0 formaat gepromoot en is nu ingehaald door de http://peppol.eu/ portal.
Een enigszins afwijkende standaard en belangrijker, je hebt een derde partij nodig om facturen te kunnen versturen.
Interessant is dat de Belgen suggereren dat dit de standaard gaat worden.
Zo is er een Europese norm in voorbereiding vanuit de werkgroep CENBII.




Onze andere buurman Duitsland heeft een heel ander systeem waarvan gezegd wordt dat dit de standaard zal worden.
Samengevat verpakken de Duitsers de XML binnen de PDF. Daar wordt een document verzonden waarin zowel de PDF als XML zit.
Voor EasyData geen nieuwe techniek, we passen deze XFA technologie al meer dan 10 jaar toe, vooral bij archief toepassingen.
De Duitse overheid heeft gekozen om via een open standaard deze techniek van factuur acceptatie te verlangen.

Zoals op de website http://www.ferd-net.de staat te lezen:
Basic idea of ZUGFeRD is that everybody should be able to exchange electronic invoices without consultation or agreement in advance.
The ZUGFeRD data format for electronic invoices is available for free.

Zoals uit voorgaande blijkt wijkt deze manier van werken behoorlijk af van wat wij gebruiken, de losse XML en PDF.
De Duitsers zijn van plan zijn hun gecombineerde XML/PDF bestand via de weg van normering Europees geaccepteerd te krijgen.
Allereerst via een DIN (Duitse Industrie Norm) en die dan vervolgens een CEN (European Committee for Standardization) om te zetten.
Het resultaat van deze getrapte normering denkt de Duitsers Europese adaptatie van hun standaard te brengen.
Zo probeert ieder land via de eigen culturele gewoonten hun oplossing naar andere Europese landen te exporteren.








De Europese gedachte



Bovenstaande interpretaties zijn niet als kritiek op standaardisatie bedoeld.
Meer een samenvatting om de verschillende technische maar zeker ook politieke sentimenten te duiden.
Zo wordt een aanvankelijk open standaard door afzonderlijke overheden verschillend geïnterpreteerd.

Voordeel is wel dat de verschillende platformen nu wel voor digitaal factureren uitstekend geschikt zijn.
De huidige status is dat de meeste boekhoudsystemen met UBL XML overweg kunnen.

Zijn er afwijkende XML formaten voor binnenkomende facturen in gebruik?

EasyData weet daar wel raad mee:
Ook afwijkende formaten nemen we mee in het geautomatiseerde factuur proces!