E-facturatie, de voordelen van elektronisch factureren

Binnenkomende facturen
Factuurautomatisering is niet meer lastig. Er zijn slimme oplossingen zoals PDFCommunicator die de juiste factuur met UBL XML informatie verstuurt. Dat is onze ambitie, processen automatiseren zodat er geen handwerk nodig is bij herhalende taken. Factuurautomatisering is technisch gezien een mooi voorbeeld waarin EasyData technologie tot uitdrukking komt en een eenvoudig bedrijfsproces kan worden geautomatiseerd. Zoals bij elk geautomatiseerd proces zullen er uitzonderingen optreden. Dat is het punt waarop een intuïtieve, stabiele en veilige webinterface essentieel wordt. EasyVerify is onze keuze en ontworpen om meer te doen dan verficatie alleen. Gebruikersinformatie wordt automatisch gelogd, wat het proces een groot voordeel geeft. Als dezelfde facturen een paar keer worden bekeken, kunnen deze facturen worden onderworpen aan specifieke automatisering. Dat is een praktisch voorbeeld waarin EasyVerify een rol speelt voor zelflerende algoritmen bij procesautomatisering!

Factuur verwerking
Factuurautomatisering begint bij de factuur ontvangst. Vervolgens worden facturen gecontroleerd op leverancier, bedrag, juiste BTW en wellicht zelfs visueel beoordeeld door een verantwoordelijke budgethouder. EasyVerify voorziet in verificatie door op de factuur, toegevoegde grootboeknummers en eventuele aanvullende informatie weer te geven. Visualiseer projectkosten die goedkeuring in meerdere stappen vereisen, EasyVerify zorgt ervoor dat deze workflow voor u werkt en cijfermatige feiten inzichtelijk worden. Factuurautomatisering elimineert het risico dat facturen gemist worden door menselijke fouten. U heeft controle over het factuur proces dat facturen op het door u gewenste tijdstip worden betaald en bent te allen tijde transparant in het factuurproces. Slimme factuur classificatie selecteert facturen automatisch voor hun afzonderlijke administratie. U kunt alle facturen op één e-mailadres ontvangen, de techniek zal het onderscheid nauwkeurig opmerken.

Factuur beoordeling
Tijdens de factuurverwerking kan informatie over de oorspronkelijke factuurbron een belangrijke rol spelen, een factuur kan in verschillende formaten worden ontvangen – papier, PDF of E-factuur. In sommige gevallen wordt een factuur gescand en wordt factuurinformatie digitaal door middel van OCR-technologie. Deze traditionele wijze van factuur verwerking zit in onze factuur werkstroom. Helaas kan het lezen van facturen via OCR fouten opleveren. De meeste van deze leesfouten worden automatisch gecorrigeerd, maar met sommige factuur lees fouten lukt dat niet. Dat brengt een ander voordeel van EasyVerify in beeld, naast budgethouder beoordeling kan de factuur ook worden gehercodeerd. Samengevat, moderne factuurautomatisering heeft aandacht voor het volledige factuurproces.

Factuur export
De laatste stap is niet minder belangrijk dan de voorgaande factuur proces onderdelen, het exporteren van factuur gegevens naar uw
boekhoudsoftware. Onze gegevensexport zal naadloos integreren met uw boekhoudsysteem of ERP-oplossing.EasyData heeft in de loop der jaren veel ervaring op dit gebied opgebouwd met een integratiebibliotheek voor de meeste verschillende systemen toegangelijk via de Business Connector.