Document capture, stroomlijn document afhandeling

De documenten die vandaag geproduceerd worden voornamelijk digitaal en ontstaan uit allerlei toepassingen. Denk aan e-mail en PDF bijlagen zoals bestellingen en facturen. Onze document capture oplossing kijkt verder dan de analyse en registratie van e-mails. Onze document capture architectuur neemt iedere gegevensbron in beschouwing, ook een webportaal waar facturen voor ontvangst klaar staan, aangevuld met logistieke gegevens of productkwaliteitsrapporten. Relevante data die niet op de factuur staat en wel procesmatig van belang is. Zo kijkt moderne datacapture breder georiënteerd naar de beschikbare bronnen tijdens het data capture proces. Data capture kijkt ook naar interne bronnen, denk aan de magazijnmedewerker die een defect aan een ontvangen product ontdekt en het bewijs via zijn mobiele telefoon naar de administratie verstuurd. EasyData neemt deze documenten stromen mee bij onze data capture oplossingen.

Vroeger was document capture de toepassing om  gescande documenten te ontsluiten. Voor dat doel worden nog steeds documentscanners en zogenaamde MFP’s gebruikt. EasyData levert al meer dan 2 decennia deze traditionele data capture oplossingen. Vandaag herkend een goede data capture oplossing vooraf de verschillen tussen een gescand document dat OCR (tekstherkenning) nodig heeft voor een correcte procesgang of dat het een reeds digitaal document betreft.

Elk type document heeft zijn eigen weg voor verwerking naar de volgende stap. Een goede document capture-oplossing bespaart uw organisatie veel tijd door binnenkomende documenten te ordenen en naar de juiste locatie of workflow te sturen. Onze oplossingen voor het vastleggen van documenten kan inkomende documenten classificeren vanaf het moment dat ze worden ontvangen.

Data capture begint bij document registratie en inhoud classificatie, daarna bepaalt de data capture configuratie of specifieke gegevens kunnen worden geëxtraheerd.  Een factuur kan worden gekoppeld aan de leverancier en gecontroleerd worden op geleverde goederen, eventuele nabestelling en de juistheid van de transportkosten. Dat is het voordeel van een goed geïmplementeerde data capture oplossing, die kijkt verder dan alleen de ontsloten gegevens en koppelt waar mogelijk de gevonden waarden met data gegevens die binnen het bereik van de data capture oplossing zijn. De commerciele waarde van zo’n meedenkende data capture oplossing profileert zich in een zichtbaar efficentere werkstroom. Operators zien de originele factuur weergegeven in een moderne HTM5-interface en kunnen accepteren, weigeren, vasthouden, doorsturen of starten zelfs een complete andere werkstroom naar een andere persoon voor beoordeling, afwijzing of goedkeuring. Opmerkingen kunnen ook gemakkelijk worden toegevoegd en externe databases kunnen op het scherm worden geraadpleegd.

Na data capture en data validatie kunnen de gegevens, bijvoorbeeld een factuur, door naar willekeurig welke boekhoud of  ERP-applicatie. EasyData heeft ervaring met SAP, AFAS, Dynamics en andere systemen die zich prima laten verbinden via de EasyData Business Connector.

Data capture gaat over meer dan alleen facturen, het is slechts een populair voorbeeld benoemen van de vele andere documenten die zich beter laten verwerken via moderne data capture. Denk aan de automatische afhandelingen van bestellingen. Steeds meer organisaties breiden hun data capture oplossing uit met de innovatieve mogelijkheden die beschikbaar zijn gekomen. Heb je nooit een data capture oplossing overwogen voor het gebruik met MFP’s? Denk dan eens aan de tijdwinst die data capture kan opleveren bij het ophalen en classificeren van internetportaal gegevens. Of het valideren van grondstof gegevens op basis van beschikbare specificaties en die het bedrijfsproces optimaliseren. Moderne data caputure is meer dan het lezen van factuur gegevens en dat laten we graag in de praktijk zien. Data capture kan vanuit de Cloud op een veilige manier en zonder impact op bestaande processen getest worden en daar werken wij graag aan mee!

EasyData levert een compleet platform voor data capture, tegenwoordig steeds vaker aangeduid als ‘digitaal transformatie platform’. De naam is minder belangrijk, de stabiliteit, de kwaliteit van gegevens extractie, validatie en flexibiliteit maken het verschil. De modulaire opbouw om werkprocessen effectief in te richten brengen organisaties een passende data capture oplossing voor het automatisch vastleggen en routeren van elektronische of gescande documenten. Schaalbaar voor elke  organisatie grootte en bruikbaar op locatie of in de EasyData Cloud. Onze data capture oplossingen zijn op een AVG verantwoorde wijze verbonden met innovatieve monitor systemen en met een actieve logging van alle uitgevoerde handelingen. Deze architectuur geeft de gebruiker volledige controle over het data capture proces.

Data capture in de Cloud maakt het mogelijk 10.000.000 pagina’s in een paar dagen te verwerken. Ervaring leert dat we meer tijd in voorlichting investeren dan de tijd die nodig is voor het werkelijke proces.  De Cloud datacapture oplossing leent zich bij uitstek om een archief naar een nieuw documentbeheersysteem te converteren. Tijdens deze conversie kunnen bestaande documenten verrijkt worden met waardevolle metadata die eerder onbereikbaar was. In de situatie dat het een eenmalige omzetting betreft is het wat kostbaar om zelf een groot data capture platform te bouwen. Onze capaciteit is 5.000.000.000 pagina’s per 24 uur. Bekijk onze prijzen om onze data capture capaciteit een jaar lang te gebruiken.  Wees verrast door de winstgevendheid die onze oplossing zonder investering organisaties biedt.

Ieder document

Het vastleggen van documenten begint bij document begrip. De volgende processtap is de documentroutering naar de juiste persoon in uw organisatie.

Voor ons is het niet relevant of een document oorspronkelijk digitaal is of een scan van uw documentscanner.

Document scanning

De traditionele document scanner is vooral bekend in combinatie met document capture. Vandaag zijn daar ook smartphones bijgekomen.

Ervaar onze beeldverbetering algoritmen voor een juiste uitlezing van mobiele telefoon opnames.

Document innovatie

EasyData levert een compleet platform voor document verwerking, het digitaal transformatieplatform. Vergeet de naam, verdien gewoon aan de innovatie!

Dé methode om documenten voor te bereiden op documentbeheersystemen door relevante gegevens extratie!