Digitale postverwerking verkort doorlooptijd

De mailroom vandaag

Verwerk binnenkomende documenten gecontroleerd en efficiënt. Postkamer automatisering is nu toegankelijk voor elke organisatie. Simpel, de meeste inkomende documenten zijn digitaal.

De actuele digitale postkamer kan vanuit de Cloud AVG proof bedient worden. Geen kostbare installaties en investeringen. Zo profiteren kleine bedrijven van diensten eerder voorbehouden aan grotere organisaties.

Digitale mailroom ROI

Wees efficient door innovaties toe te passen die waardevolle informatie uit uw correspondentie extraheren. Bedenk de interne adresseringsmogelijkheden om uw post op tijd gesorteerd te krijgen.

Het is geen rocket science, gewoon een bijdrage die wij realiseren in postkamer automatisering. Begin bij voor de handliggende postafhandeling met inkomende e-mail. We leveren een werkende proof of concept met ROI.

Geen digitale informatie

Dat is mogelijk, uw organisatie heeft documentstromen die vooral op papier plaatsvinden, compleet met document scanning. Geen probleem, we kijken terug op meer dan 20 jaar automatische postverwerking.

Expertise die we graag met u delen! EasyData realiseert digitale postkameroplossing in iedere organisatie en combineren traditionele werkstromen probleemloos met innovatieve digitale technieken.

Wanneer uw organisatie grote hoeveelheden documenten ontvangt, wordt digitale postkamerautomatisering interessant vanuit het oogpunt van nauwkeurigheid, snelheid en kostenreductie. Op basis van de documenttypen die uw organisatie ontvangt, kan de digitale postkamerverwerking nieuwe zakelijke inzichten opleveren die voorheen ondenkbaar waren. Een digitale postkamer is meer dan een geautomatiseerde documentrouteringsoplossing, de mogelijkheden om gegevens te extraheren en analyseren zijn eindeloos!

Wanneer de inzet van een digitale postkameroplossing wordt overwogen, zijn sommige bedrijven van mening dat ze wettelijk verplicht zijn om documenten op papier te archiveren. Deze regels zijn alleen van toepassing op een kleine minderheid van documenten. Bedenk daarbij dat documenten die digitaal ondertekend zijn, alleen een emotionele waarde hebben om af te drukken. Dat is natuurlijk een ieders goed recht, maar geen reden om het automatiseren van document processen te vermijden. Begin klein met slechts één of enkele interne processen.
Ervaar de kostenbesparing en een minder belastende postverwerking binnen uw organisatie!

Een snelle en resultaatgerichte postkamerautomatisering begint bij factuurherkenning. De meeste facturen worden digitaal verzonden vanaf leveranciers die uw postkamerworkflow kunnen verbeteren door gegevens uit externe databases toe te voegen. Inkomende facturen zijn bekend van hun oorsprong, de e-mail en factuurbijlagen kunnen eenvoudig worden geconverteerd naar een formaat dat aansluit op uw ERP-systeem.

Facturen die naar een andere administratie moeten worden geboekt, kunnen worden geïdentificeerd door eenvoudig te onderhouden bedrijfsregels die voorkomen dat facturen naar de verkeerde administratie worden geboekt. Dat is een voorbeeld van hoe een intelligente digitale postkamerapplicatie voor u kan werken. Bespaar tijd en moeite door het in één keer goed te doen, automatisch!

De digitale postkameroplossing van EasyData gaat verder dan alleen het sorteren en scannen van post. We leveren een intelligent systeem dat informatie extraheert en analyseert met een snelheid en nauwkeurigheid die anders niet gehaald kan worden.

Binnenkomende post

Ervaar de voordelen van digitale transformatie in uw kantooromgeving.
Start automatisch een workflow die bij de binnenkomende correspondentie past en monitor het document proces.

Digitale postkamerapplicaties zijn in opkomst. De moderne virtuele postkamer wordt niet door mensen maar met slimme algoritmen aangestuurd.

Valideer informatie

Een postkameroplossing doet meer dan post sorteren. Het postkamer proces is ‘intelligent’ geworden door gebuik te maken van slimme classificatie regels en identificatie op documenttype.

De postkamerapplicatie kan bronnen zoals databases en ERP-systemen raadplegen om waardevolle informatie te raadplegen voor verdere verwerking.

Betrouwbare export

Nadat inkomende documenten zijn gevalideerd en verrijkt met de nodige externe databronnen, worden documenten gerouteerd op basis van vooraf gedefinieerde bedrijfsregels.

Afhankelijk van de postkamer configuratie, worden documenten doorgestuurd naar de gevraagde applicatie, wat een CRM-, ECM-, DMS- of HR-applicatie kan zijn.