Factuurherkenning is geen probleem

Houd het simpel

Bekijk PDFCommunicator om dit statement te praktiseren. De meeste facturen die vandaag verzonden worden hebben geen tekst herkenning meer nodig, die zijn al digitaal! Wanneer PDFCommunicator geen complete oplossing biedt, begrijpen we dat. Dat komt vaker voor en blijf zodoende lezen, u vindt de best passende factuur oplossing bij EasyData.

Ga digitaal

We krijgen bijna nooit meer papieren facturen. Wanneer we om welke reden dan ook onze correspondentie ‘printen’, is dat meestal een PDF bestand. 
De dagelijkse praktijk is dat veel boekhoud- of boekhoudapplicaties een PDF en UBL factuur produceren. 
Beter voor uw organisatie, het mileu én maakt een traditioneel factuur herkenning systeem verleden tijd.

Slimme resultaten

Denk aan factuurgegevens die data bevatten die alleen visueel zichtbaar zijn in de PDF. Onze oplossingen voor factuurverwerking creëren een schat aan bedrijfsinformatie. Door factuurinformatie te koppelen aan uw financiële systeem, kunt u beschikbare informatie vergelijken en rekeningnummers matchen. Of start automatisch een workflow naar de budgethouder.

Zoals eerder vermeld, facturen die nu gemaakt en verzonden worden hebben meestal een digitale oorsprong. Dit gegeven betekent een drastische vermindering van de traditionale factuurherkenning.  Met andere woorden, het vastleggen van factuur gegevens wordt goedkoper, de factuur gegevens zijn immers al digitaal. We gebruiken bij voorkeur PDFCommunicator om deze factuur gegevens uit digitale documenten te ontsluiten.

Wanneer facturen worden gescand, zijn ABBYY FlexiCapture of EasyData Machine Learning technologieën de meest aangewezen oplossingen om gescande facturen te herkennen. Voor de factuur herkenning uit wordt de scan met slimme technieken beoordeelt. Wat is de kwaliteit van de gescande facturen, hoe zijn de facturen gescand of worden ze vastgelegd met een mobiele telefoon? Met andere woorden, gescande facturen hebben een individuele aanpak nodig voorafgaande het herkenning proces, een goede beeldverbetering is hiervoor de basis. Samengevat voert EasyData brondetectie van de gescande afbeeldingsfactuur uit en wordt aan de hand daarvan de juiste beeld verbetering toegepast.

Welke gegevens moeten van de facturen worden gehaald? Wanneer het factuurherkenningssysteem wordt geactiveerd om de gescande of digitale invoer te begrijpen, komen de factuur gegevens in beeld die moeten worden vastgelegd. Wanneer regelitems vereist zijn worden veel kosten bespaart door de juiste document definitie in relatie tot de gebruikte technologie te kiezen.

Het kan slim zijn om “FlexiCapture for invoices” te gebruiken voor facturen om het herkenningsproces te versnellen. Hoewel de standaard ABBYY FlexiCapture licentie goedkoper is dan de “Invoice” module en EasyData’s zeer goede FlexiCapture Engineers verbazingwekkende dingen met de standaard ABBYY FelxiCapture licentie kunnen doen. Aan de andere kant van het herkenningsspectrum  hebben we onze eigen Machine Learning-technologie voor factuurherkenning. U kunt dit systeem kosteloos evalueren. Leren door gebruik is wat wij u kunnen bieden!

Wanneer de facturen correct zijn herkend, moeten de facturen met resultaten worden geëxporteerd en wat is er precies nodig voor deze stap? De volgende applicatie kan mogelijk de aangegeven informatie interpreteren of moet meer inteligentie aan het factuur herken systeem worden toegevoegd? Neem bijvoorbeeld een factuur die twee keer wordt ontvangen. Eenmalig automatisch opgevraagd vanuit het leverancierswebportaal en per ongeluk wordt dezelfde per e-mail verzonden factuur ook herkend en voor betaling naar de financiele oplossing doorgegeven. Moet de factuur herken oplossing de dubbele factuur detecteren of doet de volgende applicatie dat al? De export zelf zal een standaard UBL XML zijn of specifiek via de EasyData Businesconnector verzorgd worden.

Het uitvoeren van factuurherkenning kan eenvoudig geïmplementeerd worden of een hoofdpijn dossier worden, Dat laatste willen we natuurlijk graag vermijden en bieden om die reden een werkend factuur herken evaluatie platform aan. We combineren deze oplossing met  jarenlange ervaring. Met begrip van het gewenste systeem wegen we ook de verwachte levensduur van de oplossing mee. Die vraag is met de huidige stand van techniek terecht, welke investering staat tegenover een mogelijk verouderde oplossing? Factuur proces innovatie verandert onze manier van werken. Deze ontwikkelingen nemen we mee in onze individuele advisering.

De meeste voorkomende facturen worden geïdentificeerd door IBAN, Kamer van Koophandel of andere specifieke gegevens. Door in deze identificatie richting af te stemmen, zijn leveranciers voor herkenning al bekend en kan deze kennis gebruikt worden om bijvoorbeeld slecht leesbare gescande facturen qua herkenning te verbeteren. Bij digitale facturen komt factuur regel herkenning in beeld. Meestal is het ook niet nodig om de hele regel te herkennen, vaak is alleen de artikelcode, het aantal geleverde artikelen, wat er in backorder staat en de prijsstelling in relatie tot logistiek, van belang.  Een artikelnummer heeft al een grootboek in het ERP-systeem, dat is een gegeven dat factuurherkenning efficiënt maakt. Op verzoek presenteren we een demo waarbij regelitems en leveranciers automatisch worden geïdentificeerd.

Bij aanvragen voor factuurherkenning krijgen we vaak meteen de vraag over export naar UBL-formaat.  UBL XML heeft de visie op factuurherkenning veranderd. De wereld met documenten als bestellingen, facturen en logistieke documenten is met UBL XML effectiever geworden. Zakelijke documenten die worden verzonden tussen onderlinge belanghebbenden is met het UBL formaat verlost van inefficiënte handmatige handelingen.

Met de acceptatie van UBL XML bij alle betrokkenen is het handelsproces fors geautomatiseerd. Deze administratieve efficiëntie is jaren geleden met het dure Electronic Data Interchange (EDI) -formaat gestart. De geschiedenis over hoe we tot het gratis UBL-formaat zijn gekomen is elders te lezen op onze website. EasyData voelt zich geroepen de voordelen van dit UBL-formaat in detail naar onze klanten uit te leggen. De voordelen voor het verder optimaliseren van administartieve processen zijn met de UBL-acceptatie enorm toegenomen. Onze dienstverlening stopt niet nadat traditionele factuurherkenning door UBL overbodig is geworden, ons werkgebied wordt er alleen maar interessanter door!

Het UBL formaat

UBL staat voor Universal Business Language. Deze UBL standaard belooft factuurverwerking sneller en foutloos te maken. Het UBL-bestand is een XML-document gemaakt in een specifiek XML formaat, de UBL-standaard. Dit betekent dat dit XML-bestand dezelfde informatie bevat
als de zichtbare PDF factuur die meestal samen met de XML UBL wordt verzonden.

UBL en PDF is de moderne digitale factuurcombinatie die als combinatie naar de ontvangende handelsrealtie wordt verzonden.Samengevat, met UBL-interpretatie heb je geen handmatige interactie nodig. Factuurautomatisering gaat automatisch, geen facturen meer overtypen!

Toekomstbestendig met UBL

De gegenereerde UBL lijkt magisch, maar… bevast het UBL bestand alleen overzichtsfactuurgegevens, of ook de factuur onderverdeling op regelniveau? Denk aan
details als transportkosten, verschillende btw-tarieven gecombineerd op één factuur of verschillende projecten gefactureerd op een verzamelfactuur.
Bij het omzetten van dit soort factuurregels naar grootboekrekeningen, raken veel leveranciers van facturatiediensten aan
het einde van hun technische mogelijkheden.
Dat is waar de toegevoegde waarde van
EasyData in beeld komt wanneer meer nodig is dan een standaard UBL.

UBL in detail

De wens om op regelniveau facturen te lezen, werpt nog steeds obstakels op voor een aantal leveranciers. Ze brengen vaak hoge advieskosten met zich mee om vervolgens complex maatwerk uit te voeren. EasyData volgt deze aanpak niet, waarom zouden we? De data is al digitaal beschikbaar en onze data capture technologie is slim genoeg om dit onderscheid te maken. Dit is onze aanpak: blijf bij de bron; alle nieuw te maken documenten zijn al digitaal.