Houdt klanten tevreden met UBL-facturatie

UBL-facturering, we gaan digitaal

Digitale facturatie is niet van gisteren. Deze ontwikkeling gaat
terug naar de
EDI-standaard die vanaf 1960 in gebruik kwam.
Toen waren externe bedrijfsprocessen al zo intensief dat initiatieven
om de administratieve werkdruk naar beneden te brengen zich vertaalde
in de eerste elektronische standaard om financiele informatie te delen. E
en
uniforme standaard
waarin leveranciers en klanten communiceren, de EDI
standaard was geboren!  Het uniforme EDI-protocol maakte een uitwisseling
tussen 
verschillende computersystemen voor het eerst in de geschiedenis van kantoorautomatisering mogelijk.

EDI staat voor Electronic Data Interchange en wordt nog steeds in verschillende toepassingen gebruikt. In Nederland vindt het gebruik vooral plaats in de voedingsmiddelenindustrie en daaraan gekoppelde logistieke bedrijven. Vele jaren later zijn er verschillende afkortingen en dialecten van de EDI-standaard ontstaan.

De EDI standaard staat als concept van de die tegenwoordig algemeen wordt gebruikt. Google bijvoorbeeld eens de afkorting ‘EDI’ en een wereld van digitale communicatie wordt aan u onthuld.

In lijn met de ontwikkeling van de EDI-standaard, ontwikkelde Jon Bosak van OASIS de eerste UB-versie zoals we die vandaag kennen al in 2001. Deze eerste UBL XML werd in 2004 voor industrieel gebruik uitgebracht en vertoont een aantal overeenkomsten met de eerdere EDI-standaard. Een belangrijk verschil waarmee het succes zich verklaard is dat de UBL-standaard zonder licentie kosten kan worden gebruikt. Dat is het grote verschil met de EDI-standaard met gebruikskosten.

UBL standaard, de ontwikkeling

Standaarden zijn nooit af en blijven in ontwikkeling, net zoals de gebruikers en systemen zich blijven ontwikkelen.
De resultaten van dit voortschrijdende inzichten leidden in 2006 tot de basis van wat we vandaag kennen als ‘UBL 2.0’. Sindsdien zijn er natuurlijk opnieuw verschillende toevoegingen geweest, en deze veranderingen zullen periodiek
plaatsvinden naarmate de marktvraag blijft veranderen, keurig bewaakt door OASIS, de UBL standaard bewaarder.

OASIS is zelf een non-profit organisatie en gespecialiseerd in het ontwikkelen van open standaarden. De rekening voor ontwikkeling, medewerkers en huisvesting wordt betaald door hun leden, zoals IBM, Microsoft, etc. Meer over OASIS en specifiek de UBL-standaard is te vinden op de OASIS-website. Zo’n open standaard norm is natuurlijk een geweldig initiatief, maar het is alleen iets waard als er actief gebruik van wordt gemaakt! De OASIS-website helpt hier niet
direct in, al kan een technisch ingesteld persoon hier wel relevante technische UBL-standaard informatie vinden.

Elektronisch factureren is nog geen gemeengoed

De UBL-standaard wordt tegenwoordig door veel boekhoudpakketten geaccepteerd. En steeds meer bedrijven kunnen dit formaat ook voor hun klanten produceren. Zo kan de cirkel van factuurautomatisering technisch gezien als gesloten worden beschouwd. Zijn er aansluitingsproblemen? EasyData kan elk handmatig proces bij factuurverwerking automatiseren. Ook als het UBL vraagstuk helemaal niet speelt. Is er sprake van een bedrijfsapplicatie die geen UBL kan produceren? Dat zijn voor ons de projecten waar we ons met snelle, effectieve en kosten neutrale oplossingen mee profileren. EasyData is niet de enige in dit werkgebied, er zijn steeds meer partijen op de markt met verschillende benaderingen waarvan sommige partners onze technologieën gebruiken. In dat opzicht staan we altijd open voor samenwerkingen, op iedere gewenste wijze, in de Cloud of On Premise.

UBL produceren zonder zorgen!

Bijna alle facturen worden tegenwoordig als PDF verzonden.  Voor de ontvangende partij is die PDF factuur slechts een visuele representatie van een werkelijke e-factuur.  Voor een efficiënte verwerking moet deze PDF  gecombineerd worden met XML (UBL) factuurgegevens. PDFCommunicator levert precies dat, een PDF met XML-inhoud van regelitems. UBL (Universal Business Language) wordt gebruikt als onze XML-outputstandaard.  PDFCommunicator zit overigens niet vast aan de UBL standaard en kan elke XML samenstelling leveren. Ons maakt het XML schema niet uit, doel is kantoorautomatisering realisatie!

Factuur regels naar UBL

PDFCommunicator exporteert standaard factuur regels naar UBL. De meest complexe facturen worden inzichtelijk gemaakt in een UBL XML via PDFCommunicator. Online aanbieders van factuurregelherkenning rekenen meestal een toeslag voor factuur regels naar UBL conversie. Daar is niets mis mee, maar EasyData kiest ervoor dit niet te doen. Maak gewoon factuur regels aan in UBL formaat zonder extra kosten. Een andere prettige bijkomstigheid is dat PDFCommunicator op uw computer staat, het hoeft geen Cloud-applicatie te zijn.

Wij zijn van mening dat dit de methode is waarvoor de standaard is gemaakt: Informatie-uitwisseling zonder een derde partij. Het vrij van rechten te gebruiken UBL-formaat biedt vrijheid in financiële communicatie tussen betrokken partijen. Natuurlijk lost PDFCommunicator niet ieders communicatie probleem direct op. Daar vindt u EasyData als flexibele partner aan uw zijde. Zo stellen wij ons digitale transformatie platform ter beschikking, zowel in de Cloud als binnen uw eigen organisatie. Het draait om uw wensen in relatie tot organisatie mogelijkheden.  De vraagstelling zit wat EasyData betreft niet vast aan UBL facturen lezen of het afdrukken van UBL facturen. De mogelijkheden van het UBL-formaat of XML bestanden in het algemeen is veel breder dan alleen het facturatie proces. Gebruik hoeft dus niet beperkt te blijven tot het factuur proces. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch genereren van XML-orders of standaardisatie van offerte informatie. De mogelijkheden van bedrijfscommunicatie met XML bestanden zijn eindeloos en leiden tot een vermindering van administratieve lasten!

Om overzicht te behouden beperken we ons tot de populaire UBL-facturatieoplossing. Maar… De technologie kan elk type document naar XML converteren en is in staat om elke XML naar de UBL-standaard te converteren. Probeer deze techniek vandaag nog!

 

Samenvattend: Er is geen technische beperking om e-facturering via XML mogelijk te maken.
Betekent dit het uiteindelijke einde van traditionele OCR-factuurherkenning?

Het antwoord kan alleen maar ‘Ja’ zijn!
Maar de volledige acceptatie zal nog wel even duren…

UBL Nuances in de praktijk

De Nederlandse overheid stelde voor om op 1 januari 2017 volledig over te stappen op elektronisch factureren om de gebruikelijke redenen: e-facturering is de toekomst, sneller, eenvoudiger, nauwkeuriger en bespaart ondernemers op administratie. Wie vindt het niet leuk als de overheid zegt dat ze bureaucratische processen voor bedrijven zal verminderen? Aansluitend kwamen verschillende belanghebbenden die geïnteresseerd waren in factuurautomatisering om de tafel met hun eigen agenda om e-facturatie namens de Nederlandse overheid te realiseren.

Deze individuele benaderingen hebben tot gevolg dat elk land zijn eigen variant van de UBL-standaard heeft. En om er meteen maar een te noemen: De SI-UBL 2.0 die werkt volgens de Europese norm (EN-16931) en een variatie is op de OASIS UBL-standaard. Dan hebben we ook de UBL-OHNL, het standaardformaat voor het inkopen van producten en diensten, met uitzondering van ingehuurd personeel. Deze UBL-OHNL is gebaseerd op de internationale UBL-standaard zoals die door de overheid wordt gehanteerd voor Digi Inkoop en e-facturering. Gemaakt door Logius om e-facturen naar de rijksoverheid te sturen. Er zijn plannen om dit UBL-OHNL-formaat in de toekomst overbodig te maken. Zo is er hoop dat de UBL-OHNL standaard uiteindelijk wordt vervangen door SI-UBL.

Organisatie specifieke integratie kan worden gerealiseerd via verschillende online portals en de boekhoudsystemen die tegenwoordig beschikbaar zijn. Op deze manier kan aan de digitale facturatie-eisen van de overheid worden voldaan door simpelweg een UBL te sturen. In dat geval wordt het e-factuurformaat geconverteerd door het gebruikte platform. Dat is een nieuw fenomeen in de moderne e-invoicing, wie autonoom digitale facturen wil versturen, komt al snel terecht bij verschillende aanbieders die dergelijke diensten aanbieden.

Een van deze initiatieven is het PEPPOL-netwerk. Grote bedrijven lopen hierin voorop, ze zien het voordeel van een platform als PEPPOL voor verlaging van de administratiekosten, e-facturering bespaart geld en is foutloos bij het interpreteren van facturen. Steeds meer organisaties zien die voordelen van e-facturering via PEPPOL. En het mooie is, je kunt dit ook zelf gebruiken! Iedereen kan profiteren van de uitgebreide PEPPOL mogelijkheden.

In België promootten ze eerst het ‘eigen’ e-fff UBL 2.0-formaat dat beschikbaar kwam op 7 juli 2012. Dit formaat is gebaseerd op de UBL 2.0 standaard en beperkt de te gebruiken velden aanzienlijk (teruggebracht tot 200 virtuele velden) e-fff UBL 2.0 heeft hetzelfde interpretatie als huidige ‘algemene’ UBL. Maar is sindsdien ingehaald door het http://peppol.eu/ portaal.Hiervoor introduceer je wel een derde partij om facturatie mogelijk te maken. Interessant feit is dat de Belgen suggereren dat e-fff UBL 2.0 de standaard wordt. Hiervoor is een Europese norm in voorbereiding bij de CENBII-werkgroep.

Onze andere buurman, kijkend vanuit het Nederlandse perspectief, is Duitsland en daar is een heel ander systeem in gebruik waarvan de Duitsers stellen dat het de standaard zal worden. Samenvattend verpakken de Duitsers de XML in de PDF. Het document is een PDF A/3 en een XML XRechnung. Anders gesteld, de Duitse manier van factuur automatisering is een document dat zowel de PDF als de XML in één bestand samenvoegd. Dat is geen nieuwe technologie voor EasyData; we passen deze XFA-technologie al meer dan 10 jaar in diverse projecten toe,
vooral voor archieftoepassingen, maar nu dus ook voor factuurautomatisering.

Waarom ook geen ZUGFeRD gebruiken? Het nieuwe ZUGFeRD 2.0 is compatibel met de Europese norm EN 16931 en bevat het veld “Leitweg-ID”, een onmisbaar veld voor identificatie van openbare entiteiten en vereist voor het verzenden van e-facturen naar overheidsdiensten. Meer informatie over ZUGFeRD vindt u natuurlijk op de website http://www.ferd-net.de of bij EasyData-specialisten. Het basisidee van ZUGFeRD is dat iedereen elektronische facturen moet kunnen uitwisselen zonder overleg of afspraak vooraf en dat spreekt ons aan.

Het ZUGFeRD-gegevensformaat voor elektronische facturen is eveneens kosteloos beschikbaar.

Samenvattend denkt elk land dat zijn oplossing als de overkoepelende e-facturatie standaard zal worden verheven,
de Europese norm voor e-facturatie!
Bovenstaande interpretaties zijn niet bedoeld als kritiek op standaardisatie. Meer een samenvatting om de verschillende technische maar ook politieke sentimenten te duiden. Een in eerste instantie open standaard wordt door verschillende overheden anders geïnterpreteerd. Het voordeel met de huidige stand van techniek is dat de verschillende platformen uitermate geschikt zijn voor digitaal factureren. Zo kunnen de meeste boekhoudsystemen UBL XML gebruiken. Worden er afwijkende XML-formaten gebruikt voor inkomende facturen? EasyData weet wat te doen. Wij converteren XML-afwijkende formaten voor het geautomatiseerde facturatieproces.

De Brexit is een feit … hoe zit het met e-facturering en e-facturering naar het Verenigd Koninkrijk? In het VK is in 2015 de ‘Small Business, Enterprise and Employment Act’ aangenomen om elektronische facturering te reguleren. Hoewel het niet wettelijk verplicht is in het VK. Wales, Schotland en Noord-Ierland hebben deze allemaal hun eigen regels gemaakt waardoor deze wet uit 2015 voor hun niet van toepassing is. Het VK is niet van plan om deze richting op te gaan en acteert omzichtig met e-factureringstechnologie. EasyData biedt oplossingen bij VK facturatie issues.