Распознавание счета больше не проблема

Проще простого

Большинство сегодняшних счетов-фактур уже рождаются в цифровом виде. И если наш PDFCommunicator не решит все Ваши потребности в цифровой обработке, продолжайте читать, и Вы найдете свое решение для обработки счетов в EasyData.

Приход цифровой эры

Мы почти не получаем счета по обычной почте. И когда мы по какой-либо причине «печатаем» корреспонденцию, в основном создается файл PDF. То же самое и со счетами – многие бухгалтерские приложения уже по умолчанию создают файлы в формате PDF и UBL XML. Этот процесс эффективен для Вашей организации, необходимость в системе распознавания счетов уходит в прошлое.

Не вкладывайтесь в устаревшие решения.

Умные результаты

Подумайте о счетах-фактурах, которые содержат всю информацию, визуально представленную в PDF-файле, а не только общие данные счетов-фактур. Наши решения для обработки счетов позволяют создавать обширную информацию о компании. Связывая информацию о счете-фактуре с Вашей финансовой системой, Вы можете сравнивать информацию и сопоставлять номера счетов с бухгалтерской книгой. Или даже начать рабочий процесс с назначенным персоналом.

Современные счета-фактуры в основном создаются в цифровом формате, что резко снижает значение распознавания счетов. Это означает, что сбор данных стал дешевле, ведь данные уже в цифровом виде. Мы используем PDFCommunicator, идеально подходящий для ввода данных из цифровых документов.

Для сканированных счетов идеально подходят технологии ABBYY FlexiCapture или EasyData Machine Learning. Отсканированные на принтере или сфотографированные на камеру мобильного телефона  счета-фактуры требуют разного подхода к распознаванию. Подходящее улучшение изображения – это то, с чего необходимо начинать. В большинстве случаев выполняется обнаружение источника накладной отсканированного изображения с последующей предварительной обработкой изображения.

Понимание того, какие значения нужно считывать со счетов-фактур появляется когда запускается система распознавания счетов, при распознавании отсканированного или цифрового ввода. Когда мы понимаем, какая предварительная обработка необходима, это позволяет сэкономить много времени на определении шаблона при выборе правильной технологии.

Для ускорения процесса разумно использовать ABBYY «FlexiCapture для счетов-фактур», хотя стандартная лицензия ABBYY FlexiCapture дешевле, чем модуль «Счет-фактура». Опытные инженеры ABBYY FlexiCapture от EasyData могут делать удивительные вещи. С другой стороны, у нас есть собственная технология машинного обучения для распознавания счетов. Вы можете оценить эту систему бесплатно. Мы предлагаем Вам учиться на собственном опыте!

Когда счета-фактуры правильно распознаны, их с результатами необходимо экспортировать. Возьмем, к примеру, счет, полученный дважды. Он автоматически получается с веб-портала поставщика, и тот же счет случайно отправляется по электронной почте. Это не вопрос экспорта, но если решению для чтения счетов нужно  обнаруживать двойной счет, мы решим эту проблему.

Распознавание счетов может быть как простой задачей, так и головной болью. Прежде чем говорить о стоимости, необходимо узнать систему. EasyData может предоставить вам рабочую платформу для тестирования. Понимание требований – это важная информация для оценки качества запроса. Зачем тратить средства на возможно устаревшее решение, когда нововведения в области считывания счетов меняют сам способ обработки счетов. Сегодня это не просто решение для обработки счетов, это переход от чтения к интерпретации.

Большинство счетов-фактур можно идентифицировать по IBAN, торговой палате или другим конкретным данным. Выбор позволит идентифицировать поставщиков и улучшить распознавание плохо читаемых отсканированных счетов. 

Затем необходимо распознать строки счета-фактуры, в большинстве случаев неполные. Например, код товара, количество доставленных товаров, что находится в предзаказе, ценообразование в связи с логистикой и т. д. Номер товара уже известен в системе ERP – это делает распознавание счетов эффективным. Наше решение автоматически определяет позиции и поставщиков.

При распознавании счетов для наших клиентов мы ежедневно получаем запросы на экспорт в формат UBL. Мир обработки информации управляется такими документами, как заказы, счета-фактуры и логистические документы, отправляемые между участниками сделки – поставщиками, покупателями, брокерами, специалистами по логистике, складам и, наконец, что не менее важно, контролирующими организациями.

Польза формата, который принесет взаимопонимание всем партнерам, участвующим в процессе торговли, доказана многолетним опытом. Процесс начался с дорогого формата электронного обмена данными (EDI). Историю о том, как мы перешли на бесплатный формат UBL, читайте на нашем сайте. На протяжении многих лет EasyData подробно рассказывает о формате UBL своим клиентам.

Формат UBL 

UBL означает универсальный деловой язык. Этот стандартный формат обещает сделать обработку счетов быстрой и безошибочной. Файл UBL – это XML-документ, созданный в стандарте UBL. Это означает, что XML-файл будет содержать ту же информацию, что и счет-фактура в формате PDF, который в большинстве случаев будет отправлен вместе с XML-UBL. 

UBL и PDF – это современная цифровая комбинация счетов-фактур, которая приходит к принимающему торговому партнеру. Для перевода в UBL вам не нужно вручную вводить все данные, автоматизация счетов сделает все это за Вас!

Будущее UBL формативания 

Сгенерированный UBL кажется идеальным решением, но содержит ли он только обзор информации для выставления счетов или также подразделение на уровне строки? Подумайте о деталях, таких как транспортные расходы, различные ставки НДС, объединенные в одном счете, или разные проекты, выставленные в сводном счете. При преобразовании этого типа строк счетов-фактур в счета бухгалтерской книги многие поставщики услуг по счетам-фактурам исчерпывают свои технические возможности.

В этом и заключается дополнительная ценность EasyData – это больше, чем стандартный UBL, дело в деталях.

Экономичность

Желание читать на линейном уровне по-прежнему создает препятствия для ряда поставщиков. Они часто предлагают щедрые консультации по выполнению сложной индивидуальной работы. EasyData сомневается в использовании этого подхода по очень простой причине: данные уже доступны в цифровом виде, а наша модель DataCapture достаточно умна, чтобы определять различия.

Это наш подход –  придерживайтесь источника, ведь все документы, созданные в настоящее время, уже являются цифровыми.