Сделайте клиентов счастливыми, начните выставлять счета UBL

Выставление счетов UBL.
Современный цифровой бизнес

Цифровое выставление счетов было изобретено
довольно давно, например, экземпляр стандарта EDI
был разработан в 1960 году. Тогда же пришло осознание,
что возросшую эффективность административных задач
можно достигнуть с помощью единого стандарта. Тогда и родился
стандарт EDI – единый язык, который впервые в истории автоматизации делопроизводства произвел обмен между различными компьютерными системами.
EDI означает “электронный обмен данными” и до сих пор используется в различных приложениях. В Нидерландах мы используем его в основном в пищевой промышленности и связанных логистических компаниях. Учитывая сегодняшний интерес к автоматизации офисов, за последние несколько лет вокруг этой темы возникла оживленная индустрия мира цифровых коммуникаций.

В соответствии с развитием стандарта EDI, Джон Босак из OASIS еще в 2001 году изобрел первую версию UB в том виде, в каком мы ее знаем. Этот первый UBL XML был выпущен в 2004 году и показал сходство с предыдущим стандартом EDI. Важное отличие состояло в том, что стандарт UBL можно использовать бесплатно.

UBL и развитие стандартизации

Стандарты никогда не прекращают развитие.
В 2006 году активные  исследования привели к созданию того, что мы знаем сегодня как UBL 2.0. Конечно, с тех пор было внесено несколько дополнений, и изменения будут продолжаться по мере того, как требования рынка будут меняться.

Сам OASIS является некоммерческой организацией и специализируется на разработке открытых стандартов. Среди членов организации можно встретить IBM, Microsoft и т. д. Подробнее об OASIS и, в частности, о стандарте UBL см. на веб-сайте OASIS https://www.oasis-open.org/.

Признание UBL и статус-кво

Стандарт UBL в настоящее время принят многими пакетами бухгалтерского учета. Круг автоматизации счетов-фактур можно считать замкнутым с технической точки зрения.

EasyData автоматизирует любой процесс считывания счетов-фактур, даже выходящий за рамки UBL, например, для систем, которые не могут создавать свои собственные UBL. При этом EasyData – не единственная компания на рынке в этой области. Число разработок с различными подходами растет, и в некоторых из них используются в том числе и наши технологии. Мы всегда открыты для партнерства.

Решение UBL для создания PDF-файлов

Большинство счетов, отправляемых сегодня в формате PDF, просто показывают визуальное выражение электронного счета. Для эффективной обработки этот PDF-файл необходимо объединить с XML-данными счета-фактуры.

Чтобы получить PDF-файл с XML-содержимым строки, используйте PDFCommunicator. В качестве стандарта вывода XML используется UBL. PDFCommunicator представляет собой идеальное решение для автоматизации офиса!

Уведомление о преобразовании строки в UBL

PDFCommunicator реализует стандартное распознавание строк. Преобразуйте свои статьи в UBL без дополнительной оплаты, которую может запросить онлайн провайдер. Кроме того, PDFCommunicator работает локально на Вашем компьютере и не требует облачного приложения.

Мы считаем, что вместе с UBL был создан стандарт делового общения – обмен информацией без участия третьих лиц. Свободно используемый формат UBL обеспечивает свободу финансовых коммуникаций между вовлеченными партнерами. 

EasyData – гибкий партнер, который всегда рядом.
Вы можете получить облачные приложения с нашей платформой цифровой трансформации для ознакомительных целей или установить их локально. Все зависит от Ваших потребностей и требований. 

Обмен форматом UBL гораздо шире, чем просто счета-фактуры. Здесь нет необходимости ограничиваться только информацией для выставления счетов. Схема UBL настолько гибкая, поскольку любая схема XML может быть дополнена. В качестве примера применения – автоматическая генерация заказов в формате XML или стандартизация информации о котировках. Возможности безграничны и приведут Вас к снижению административной нагрузки!
У нас есть технология для преобразования любого типа документа в XML и возможность преобразовать любой XML в стандарт UBL. Вы можете выставить счета UBL уже сегодня!

Подводя итог, можно сказать, что для выставления электронных счетов через XML нет технических ограничений. 
Но означает ли это окончательный конец традиционного распознавания счетов OCR? Возможно, но это еще будет не скоро…

Нюансы UBL на практике

Правительство Нидерландов предложило перейти на электронное выставление счетов 1 января 2017 года, поскольку электронное выставление счетов – это будущее, оно быстрее, проще, точнее и экономит человеческие силы на администрировании.

Основная идея при этом – уменьшение бюрократических процедур для компаний. С этой мыслью различные заинтересованные в автоматизации счетов-фактур стороны  выступили со своими собственными предложениями.

Индивидуальные подходы привели к тому, что каждая страна сегодня имеет свой собственный вариант стандарта UBL, например, SI-UBL 2.0 работает в соответствии с европейскими нормами (EN-16931). По сути, это UBL, но есть некоторые вариации стандарта OASIS UBL. Кроме того у нас есть UBL-OHNL – это стандартный формат для покупки товаров и услуг, основанный на международном стандарте UBL, который используется правительством для цифровых закупок и выставления электронных счетов. UBL-OHNL был создан Logius для отправки электронных счетов правительству страны. Предполагается, что в будущем формат UBL-OHNL устареет и в конечном итоге будет заменен на SI-UBL.

Интеграция для конкретной организации может быть реализована через различные порталы и системы бухгалтерского учета, доступные сегодня.
Таким образом, требования правительства к электронному выставлению счетов можно удовлетворить, просто отправив UBL. В этом случае формат электронного счета будет преобразован используемой платформой. Это новое явление в современном электронном выставлении счетов, когда тот, кто отправляет электронные счета автономно, оказывается у различных поставщиков.

Одна из таких инициатив – сеть PEPPOL, в ее авангарде находятся крупные компании. Они видят преимущество такой платформы в деле сокращения административных расходов – электронное выставление счетов экономит деньги и не допускает ошибок при интерпретации счетов. Таким образом, все больше и больше организаций видят преимущества электронного выставления счетов через PEPPOL. И вы тоже можете воспользоваться широкими возможностями PEPPOL.

7 июля 2012 года в Бельгии был впервые создан свой «собственный» формат e-fff UBL 2.0, основанный на UBL 2.0. Он значительно ограничивает поля (до 200 виртуальных полей) и действует как «обычный» UBL. Но его быстро обогнал портал http://peppol.eu/. Стандарт так же немного отличается, и, что более важно, Вам требуется третье лицо для отправки счета. Интересно, что бельгийцы видят в нем новый стандарт, а рабочая группа CENBII готовит европейскую норму.

Другой наш сосед, если смотреть с голландской точки зрения, – это Германия, и у них совершенно другая система, которая, по их словам, станет стандартом. Немцы упаковывают XML в PDF. Документ таким образом содержит PDF A/3 и XML XRechnung. Опять же, немецкий способ автоматизации счетов – это документ, который содержит как PDF, так и XML в одном файле. EasyData применяет эту XFA-технологию более 10 лет, в частности для архивных приложений, но с недавнего времени и автоматизации счетов.

Рассмотрим подробнее. Новый ZUGFeRD 2.0 совместим с европейским стандартом EN 16931 и включает поле «Leitweg-ID» – поле идентификатора государственного ведомства, необходимое для выставления электронных счетов госадминистрациям. Дополнительную информацию Вы можете найти на сайте http://www.ferd-net.de или у специалистов EasyData. 

Основная идея ZUGFeRD заключается в том, что каждый должен иметь возможность обмениваться электронными счетами без предварительной консультации или согласования.
Формат данных ZUGFeRD для электронных счетов доступен бесплатно.

Подведем итог. Каждая страна считает, что их решение будет повышено до европейского стандарта. Вышеупомянутые интерпретации не предназначены для критики стандартизации, это скорее резюме, чтобы указать на различные технические и политические настроения. Изначально открытый стандарт будет по-разному восприниматься различными правительствами. Преимущество состоит в том, что в настоящее время большинство систем бухгалтерского учета могут использовать UBL XML. Если для входящих счетов используются другие форматы XML, EasyData справится и с этим. Мы обрабатываем любые форматы, отличные от XML, в процессе автоматического выставления счетов.

Выход Великобритании из Европейского союза – это уже сложившийся факт. А что насчет электронного выставления счетов в Соединенном Королевстве? В 2015 году в Великобритании был принят Закон о малом бизнесе, предприятиях и занятости, регулирующий электронное выставление счетов. При этом Уэльс, Шотландия и Северная Ирландия имеют свои собственные правила, и вышеобозначенный закон на них не распространяется. Великобритания старается проявлять осторожность в отношении затрат, связанных с технологией электронного выставления счетов. 

EasyData поможет вам решить проблемы со счетами в Великобритании.