Informatiemanagement, we maken de waarde van digitalisering zichtbaar
Data Capture uitgelegd
Het betreft hier een proces waarbij data uit papieren of elektronische documenten wordt gehaald. Deze data wordt omgezet naar gegevens die zich lenen voor verdere bewerking. Volgens de visie van EasyData werkt Data Capture voor elk type document. Gestructureerd of ongestructureerd, oude kranten en digitale informatie van het Internet, het maakt voor onze technologie niet uit. EasyData ontsluit uit willekeurig welke bron en is het fundament waar verantwoord informatiebeheer en digitale transformatie begint.
Capture geschiedenis, toen en nu
De documenten die vandaag geproduceerd worden zijn voornamelijk digitaal en ontstaan vanuit allerlei toepassingen. Denk maar aan een e-mail bericht of PDF bijlagen van emails zoals bestellingen en facturen. Slimme Document Capture Algoritmen kijken dus verder en passen analyse en registratie van e-mails toe. EasyData specialisten nemen iedere gegevensbron in beschouwing, ook een webportaal waar facturen voor ontvangst klaar staan. Die gegevens kunnen we aanvullen met logistieke data of specifieke product details die bij factuurverwerking van belang kunnen zijn.
Je proces inrichten
Anders gezegd hebben we ervaring met Data Capture inrichtingen waarbij relevante data die niet op de oorspronkelijke documenten staat wel in het proces meegenomen worden.. Zo kijken moderne Data Capture algoritmen breder georiënteerd naar de beschikbare bronnen tijdens het data capture proces. Data capture kijkt ook naar interne bronnen, denk aan de magazijnmedewerker die een defect aan een ontvangen product ontdekt en het bewijs via zijn mobiele telefoon vervolgens naar de administratie verstuurd. EasyData neemt deze document stromen mee in de uitvoering van onze innovatieve technologie.
Zo was Capture 20 jaar geleden
Vroeger was document capture de toepassing om gescande documenten te ontsluiten. Voor dat doel worden nog steeds documentscanners en zogenaamde MFP’s gebruikt. Al meer dan 2 decennia voorziet EasyData de markt van effectieve data extractie systemen. Vandaag herkent een goede data capture oplossing vooraf de verschillen tussen een gescand document dat OCR (tekstherkenning) nodig heeft voor een correcte procesgang of dat het een digitaal (Digital Born) document betreft.
Elk type document heeft zijn eigen weg voor verwerking naar de volgende stap. Een goede document capture-oplossing bespaart uw organisatie veel tijd door binnenkomende documenten te ordenen en naar de juiste locatie of workflow te sturen. Onze oplossingen voor het vastleggen van documenten kan inkomende documenten classificeren vanaf het moment dat ze worden ontvangen.
Innovaties binnen handbereik
EasyData Capture Platform
Is een innovatief platform voor data capture, tegenwoordig steeds vaker aangeduid als ‘digitaal transformatie platform’. De naam is minder belangrijk, de stabiliteit, de kwaliteit van gegevens extractie, validatie en flexibiliteit maken het verschil. De modulaire opbouw om werkprocessen effectief in te richten geeft je de gelegenheid alleen de onderdelen te gebruiken die voor jou werkproces van belang zijn. We bieden een configureerbaar Data Capture platform met een zogenoemd low-code component.
Schaalbaar voor elke organisatie en bruikbaar op locatie of in de EasyData Cloud. EasyData architectuur is op een AVG verantwoorde wijze verbonden met innovatieve monitor systemen en met een actieve logging van alle uitgevoerde handelingen. Deze architectuur geeft de gebruiker volledige controle over het data capture proces.
Cloud Capture
Data Capture in de Cloud maakt het mogelijk 10.000.000 pagina’s in een paar dagen te verwerken. Ervaring leert dat we meer tijd in voorbereiding investeren dan de tijd die nodig is voor het werkelijke proces. De Cloud Data Capture installatie leent zich bij uitstek om een archief naar een nieuw documentbeheersysteem te converteren. Tijdens deze conversie kunnen bestaande documenten verrijkt worden met waardevolle metadata die eerder onbereikbaar was. In de situatie dat het een eenmalige omzetting betreft, is het wat kostbaar om zelf een groot data capture platform te bouwen. Onze capaciteit is 5.000.000.000 pagina’s per 24 uur. Bekijk onze prijzen om in de Cloud grotere capaciteit een jaar lang te gebruiken zonder eigen investering. Wees verrast door de winstgevendheid die onze oplossing zonder investering organisaties biedt.
De verhouding tussen Data Capture en anonimiseren
Anonimiseren bij data capture is essentieel om de privacy van individuen te beschermen en te voldoen aan strenge wetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Data Capture betekend niet alleen het extraheren van gegevens. Door persoonsgegevens juist te anonimiseren, worden identificerende kenmerken permanent verwijderd of onomkeerbaar aangepast. Het voordeel is dat de ‘herkende’ data nu niet meer tot een specifiek persoon herleidbaar is. In moderne organisaties waar de houdbaarheid van data niet meer oneindig is vindt deze Data Capture toepassing toegevoegde waarde. Door regelmatig je interne archief op ongewenste persoonlijke Dit vermindert het risico op datalekken en misbruik, zoals identiteitsdiefstal of discriminatie. Je ISO-certificering zal vast ook voorwaarden stellen aan het bewaren van persoonsgegevens. Door regelmatig een, bij voorkeur vooral automatische, controle te doen op ongewenste persoonlijke gegevens is je organisatie als geheel beter ingeregeld voor AVG gerelateerde aspecten.
Door het anonimiseren van persoonsgegevens blijft data bovendien waardevol voor analyse en innovatie. Je bent en blijft zo in staat trends en patronen te bestuderen zonder inbreuk te maken op individuele rechten. Zo wordt met een Data Capture inrichting die toegespitst is op data anonimiseren een balans gevonden tussen datagedreven inzichten en ethische verantwoordelijkheid.
Effectieve Data Capture toepassingen
Beginnen bij document registratie en inhoud classificatie, daarna bepaalt de data capture configuratie of specifieke gegevens kunnen worden geëxtraheerd. Een factuur kan worden gekoppeld aan de leverancier en gecontroleerd worden op geleverde goederen, eventuele nabestelling en de juistheid van de transportkosten. Dat is het voordeel van een goed geïmplementeerde Informatie oplossing, die kijkt verder dan alleen de ontsloten gegevens en koppelt waar mogelijk de gevonden waarden met data gegevens die binnen het bereik van het capture proces zijn. De commerciële waarde van zo’n meedenkende data extractie oplossing profileert zich in een zichtbaar efficiëntere werkstroom. Operators zien de originele factuur weergegeven in een moderne HTM5-interface en kunnen accepteren, weigeren, vasthouden, doorsturen of starten zelfs een complete andere werkstroom naar een andere persoon voor beoordeling, afwijzing of goedkeuring. Opmerkingen kunnen ook gemakkelijk worden toegevoegd en externe databases kunnen op het scherm worden geraadpleegd.
De stap na Data Capture
Dan komt data validatie en classificatie in beeld, hier kunnen gegevens, bijvoorbeeld een factuur, doorgezonden worden naar willekeurig welke boekhoud of ERP-applicatie. EasyData heeft ervaring met SAP, AFAS, Dynamics en andere systemen die zich prima laten verbinden via de EasyData Business Connector.
Data Capture betekent ook document classificatie
Classificatie gaat over meer dan alleen facturen, het is slechts een populair voorbeeld, het is één van de vele andere documenten die zich beter laten verwerken via moderne capture oplossingen. Denk aan de automatische afhandelingen van bestellingen. Steeds meer organisaties breiden hun data capture systeem uit met de innovatieve mogelijkheden die beschikbaar zijn gekomen. Heb je nooit een data informatie oplossing overwogen voor het gebruik met MFP’s? Denk dan eens aan de tijdwinst die gestructureerde data kan opleveren bij het ophalen en classificeren van internetportaal gegevens. Of het valideren van grondstof gegevens op basis van beschikbare specificaties en die het bedrijfsproces optimaliseren. Moderne data caputure is meer dan het lezen van factuur gegevens en dat laten we graag in de praktijk zien. EasyData systemen kunnen vanuit de Cloud of On Premises zonder impact op bestaande processen veilig getest worden. Daar werken wij graag aan mee!
De praktische kant van Data Capture
Data capture begint bij document registratie en inhoud classificatie, daarna bepaalt de data capture configuratie of specifieke gegevens
Onze innovatieve technologie stuurt documenten en gegevens naar bedrijfsprocessen en documentoplossingen nadat de vastgelegde inhoud automatisch is geïdentificeerd. Voordat data de applicatie bereikt, worden gegevens herkend en gevalideerd door machine learning-algoritmen die zijn afgestemd op uw specifieke verzoek.
Elk data capture-project heeft zijn eigen vereisten welke zijn samengesteld uit databronnen, document volume, workflow, validatie en export regels. Het configureren hiervan is precies de expertise van EasyData. Het gegevens verzamel proces mag geen black box zijn waarin de belanghebbenden gissen naar de status, verwerkingssnelheid of kwaliteit van de verwerking. Onze Data Capture technologie geeft de gebruiker de juiste inzichten met leesbare dashboards voor het rapporteren van specifieke projectdetails die relevant zijn voor succes. Lees meer over de achtergrond van ons specialisme.
Data Capture inzichten
Ons fundament is het extraheren van gegevens uit gescande documenten. Vanuit deze basis technologie komen gegevens beschikbaar voor bewerking.
EasyData voert zowel OCR (voor getypte documenten) als ICR-technologie (voor handgeschreven tekst) uit. Wij gaan voor bruikbare gegevens!
Capture e-mails
Leg informatie vast uit inkomende
e-mails. Maak classificaties op basis van facturen, bestellingen en andere belangrijke categorieën met smart Email Data Capture.
Denk na over het voordeel van een betrouwbare oplossing die binnenkomende informatie naar de gewenste toepassing stuurt en wordt effectiever!
Cloud of On Premises?
Uw eisen staan centraal, zo kunnen Data Capture systemen lokaal worden geïnstalleerd of via een abonnementsmodel vanuit onze grote cloudomgeving geleverd worden.
Heeft u een eenmalig groot volume?
Overweeg dan eens onze Cloud Capture, ideaal en effectief. We gaan voor de best passende oplossing.
Capture ieder document
Het vastleggen van documenten begint bij document begrip. De volgende processtap is de documentroutering naar de juiste persoon in uw organisatie.
Voor ons is het niet relevant of een document oorspronkelijk digitaal is of een scan van uw documentscanner.
Document scanning
De traditionele document scanner is vooral bekend in combinatie met document capture. Vandaag zijn daar ook smartphones bijgekomen.
Ervaar onze beeldverbetering algoritmen voor een juiste uitlezing van foto’s gemaakt met een mobiele telefoon.
Document innovatie
EasyData innoveert met EasySeparate voor document verwerking, het digitaal transformatieplatform. Vergeet de naam, verdien gewoon aan de innovatie!
Dé methode om documenten voor te bereiden op documentbeheersystemen door relevante gegevens extractie!
