Moderne datacapture:
Transformeer informatie naar bruikbare data
Capture data vanuit meerdere bronnen naar een geintegreerd informatiemodel
Vraag een demo aan
Cloud of on-premise: jij maakt de datacapture-keuze
Organisaties zijn steeds verder gedigitaliseerd, maar worstelen nog altijd met inefficiente dataworkflows die kostbare tijd en middelen verspillen. Van handmatige invoer in Excel-sheets tot copy-paste werk tussen verschillende systemen: de digitale revolutie heeft nieuwe vormen van administratieve last gecreeerd. Met oplossingen als factuurherkenning, documentverwerking en regelherkenning biedt EasyData een modulair platform om deze uitdagingen aan te pakken.
De kosten van een inefficient datacapture-model
KPMG’s analyse van documentprocessen toont de werkelijke impact van handmatige verwerking aan. In hun onderzoek naar Intelligent Document Automation beschrijft KPMG hoe organisaties worstelen met ongestructureerde documenten waarbij “de verwerkingstijd kan oplopen tot enkele dagen of zelfs weken” per document*. Facturen moeten gekoppeld worden aan inkooporders en ontvangen artikelen, terwijl referentiecodes en productinformatie door iedereen anders worden gebruikt. In veel gevallen ontbreekt essentiele informatie of staat er handgeschreven tekst op documenten, wat betekent dat “er veel handmatig moet worden uitgezocht en opgevolgd, wat enorm arbeidsintensief is“.
*Genoemde waarden zijn illustratief voor dit KPMG-onderzoek. Eigen resultaten zijn afhankelijk van het type organisatie, de scope en sector.
Partnership boven traditionele leveranciersrelatie
Organisaties die naar datacapture-oplossingen zoeken, willen langetermijnpartners die hun specifieke uitdagingen werkelijk begrijpen. Die grondhouding verklaart waarom succesvolle datacapture-oplossingen niet alleen technisch sterk zijn, maar ook een transparant prijsmodel zonder verborgen kosten bieden, met een flexibel implementatietraject dat aansluit bij bestaande workflows en het eigen applicatielandschap.
Zoals een security officer opmerkte bij de oplevering van een eigen Private Cloud-project: “Met gevoelige klantdata wil ik volledige controle. In ons eigen datacenter bepalen wij de beveiligingsprotocollen, en niet een externe partij waar we niet voorbij de voordeur kunnen kijken.“
Van handwerk naar AI-gestuurde verwerking
Moderne datacapture-oplossingen transformeren de manier waarop bedrijven omgaan met informatie. In plaats van medewerkers die handmatig gegevens invoeren tussen systemen, zorgt intelligente automatisering voor automatische extractie uit PDF’s, e-mails, internetdata en andere documenten. EasyData datacapture biedt real-time validatie die fouten voorkomt in plaats van corrigeert. Datacapture is in de kern middleware: de oplossing werkt het best als je niet merkt dat het er is. Om dat mogelijk te maken ondersteunen we naadloze integratie met bestaande ERP- en CRM-systemen. Het platform is schaalbaar van opzet, zodat het meegroeit met je organisatie. Voor het MKB betekent dit concreet dat een medewerker die voorheen een dag per week besteedde aan data-invoer, deze tijd voortaan kan besteden aan klantcontact en de praktische ontwikkeling van de organisatie.
Resultaten van verschillende implementaties
Van theorie naar praktijk: ervaar het verschil zelf
Jouw documenten en onze technologie leveren meetbare resultaten
Cijfers en casestudies geven inzicht, maar de werkelijke waarde van datacapture-automatisering wordt pas duidelijk wanneer je het in actie ziet binnen je eigen organisatie. Beslissers waarderen concrete bewijsvoering boven marketingclaims, en terecht. Daarom gaan we verder dan standaardpresentaties en whitepapers.
We begrijpen dat elke organisatie unieke documentstromen, specifieke compliance-eisen en eigen operationele uitdagingen heeft. Wat werkt voor een financiele dienstverlener verschilt van de behoeften van een productieonderneming. Generieke demo’s tonen mogelijk indrukwekkende functionaliteit, maar zeggen weinig over de daadwerkelijke impact op jouw specifieke processen. Daarom stellen we een kosteloze Proof of Concept voor, zodat je zelf ervaart hoe het werkt. Bekijk ook onze aanpak voor maatwerksoftware als je organisatie specifieke wensen heeft.
Implementatierisico’s
- Verkeerde aannames over documentkwaliteit en -variatie
- Onderschatting van complexiteit bij specifieke documenten
- Integratie-uitdagingen met bestaande systemen
- Onrealistische verwachtingen over nauwkeurigheid
EasyData PoC-aanpak
- Bewijs van nauwkeurigheid met je eigen documenten, binnen 4 weken
- Risicobeperking: investeren wanneer resultaat bewezen is
- Meetbare ROI: concrete tijdsbesparing in je werkproces
- Integratie-validatie: bewijs van compatibiliteit met je systemen
Een PoC elimineert implementatierisico’s en biedt concrete resultaten voordat je investeert in een volledige oplossing.
Bewijs de waarde met je eigen documenten, investeer pas na gevalideerde resultaten
Hoe werkt intelligente datacapture?
Van elke bron naar bruikbare data
EasyData combineert zowel OCR (voor getypte documenten) als ICR-technologie (voor handgeschreven tekst). Onze visie: datacapture werkt voor elk type document, gestructureerd of ongestructureerd, oude archieven en digitale informatie van het internet.
Moderne documenten zijn voornamelijk digitaal en ontstaan vanuit allerlei toepassingen. Denk aan e-mailberichten, PDF-bijlagen zoals bestellingen en facturen. Slimme algoritmen kijken verder en passen analyse toe op e-mailstromen en bijlagen, webportalen met downloadbare documenten, mobiele uploads van buitendienstmedewerkers en legacy documentstromen. Lees meer over onze Financial Search-oplossing voor financiele documenten.
De EasyData datacapture-methode
Ons platform combineert bewezen technologieen met een modulaire architectuur. Ontdek hieronder de kernmogelijkheden, en hover voor meer details per onderdeel.
AI-gedreven herkenning
Machine-learning-algoritmen die zelflerend worden en steeds nauwkeuriger presteren bij herhaalde documenttypen en -patronen.
Real-time dashboards
Volledige transparantie in verwerkingsstatus, kwaliteitsmetrieken en doorlooptijden via intuitieve webdashboards.
Flexibele integratie
Modulaire opbouw met slimme componenten die een eenvoudige koppeling aan je bestaande bedrijfssystemen mogelijk maken.
Cloud en on-premise
Schaalbaar voor elke organisatie: gebruik onze EasyData Cloud of implementeer on-premise voor maximale controle.
AVG-compliant
Dataverwerking binnen Europa met actieve logging van alle handelingen en volledige controle over het datacapture-proces.
Hoge verwerkingssnelheid
Cloudcapaciteit voor miljoenen pagina’s, bij goede scankwaliteit geschikt voor grote archiverings- en migratieprojecten.
Waarom organisaties kiezen voor EasyData
Directe kostenbesparing
Elimineer handmatige data-entrykosten en verhoog de doorvoersnelheid. Organisaties realiseren merkbare kostenreductie in de eerste implementatiefase, afhankelijk van verwerkingsvolumes.
Betere datakwaliteit
Hoge nauwkeurigheid door AI-validatie en geautomatiseerde controles, bij standaardlayouts significant minder fouten dan handmatige invoer.
Snellere processen
Van dagen naar minuten: automatische verwerking betekent directe beschikbaarheid van data voor vervolgprocessen en besluitvorming.
Strategische focus
Medewerkers kunnen zich richten op activiteiten met toegevoegde waarde in plaats van repetitieve data-invoertaken. Lees meer over geautomatiseerde factuurverwerking.
Van visie naar implementatie
EasyData combineert meer dan 25 jaar expertise in data-extractie met moderne AI-technologieen. Ons configureerbare datacapture-platform met slimme componenten maakt implementatie eenvoudig en resultaten voorspelbaar. Bekijk hoe we NIS2-compliance integreren in onze oplossingen.
Bewezen architectuur
Onze platformarchitectuur is AVG-verantwoord verbonden met innovatieve monitoringsystemen. Alle uitgevoerde handelingen worden actief gelogd, wat gebruikers volledige controle geeft over het datacapture-proces.
Of je nu kiest voor onze EasyData Cloud of on-premise implementatie, je krijgt toegang tot dezelfde krachtige extractie-algoritmen die zich hebben bewezen bij talrijke implementaties. Onze MKB-oplossing maakt deze technologie ook toegankelijk voor kleinere organisaties.
Interesse in intelligente documentverwerking?
Ontdek hoe geautomatiseerde data-extractie jouw processen kan versnellen
Wat je mag verwachten
25+ jaar data-ervaring: pioniers in documentautomatisering sinds 1999
Datasoevereiniteit: alle data blijft binnen Europese grenzen, verwerkt in een Nederlands datacenter
Datacapture-platform: werkt met SharePoint, M-Files, Documentum en andere systemen
Implementatiemethodiek: gericht op operationele verbetering*
Transparante pricing: duidelijke kostenstructuur zonder verborgen kosten
Focus op positieve ROI: commitment tot kosteneffectieve implementatie, afhankelijk van verwerkingsvolumes*
*Inschatting is gebaseerd op de gemiddelde projectduur zoals we die ervaren; individuele projecten varieren afhankelijk van organisatiegrootte en complexiteit.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen datacapture en traditionele OCR?
Datacapture gaat verder dan alleen tekstherkenning. Waar OCR tekst leesbaar maakt, extraheert datacapture specifieke gegevens, classificeert documenten en verrijkt informatie met externe databronnen. Ons platform combineert OCR, ICR en AI-technologieen voor complete documentverwerking.
Kan EasyData handgeschreven documenten verwerken?
Ja, door onze ICR-technologie (Intelligent Character Recognition) kunnen we ook handgeschreven tekst verwerken. De nauwkeurigheid hangt af van de schrijfkwaliteit, maar moderne algoritmen bereiken hoge nauwkeurigheid bij leesbare handschriften.
Hoe lang duurt een typische implementatie?
Een standaard datacapture-implementatie duurt van een paar dagen tot 2 weken, van ontwerp tot productie. Cloudimplementaties zijn vaak sneller (een paar uur tot een week), terwijl complexe on-premise integraties meer tijd kunnen vergen. We werken altijd met gefaseerde implementaties voor snelle resultaten.
Is mijn data veilig in de EasyData Cloud?
Onze cloud volgt CIS Benchmarks en heeft aanvullende veiligheidsprotocollen. Alle data wordt verwerkt in een Nederlands datacenter volgens AVG-richtlijnen. We bieden SLA’s waarin specifieke veiligheidsaspecten voor de meeste situaties zijn opgenomen. Heb je andere wensen? Dan bespreken we graag je individuele SLA-invulling. Lees meer over onze informatiebeveiligingsaanpak.
Wat zijn de kosten van datacapture-automatisering?
Kosten varieren per project en volume, maar organisaties realiseren merkbare kostenbesparingen. We bieden transparante prijsmodellen per pagina of maandabonnement. Een kosten-batenanalyse maakt onderdeel uit van elke offerte.
Over de auteur
