Factuurherkenning is snel kosten besparen

Factuurherkenning is bereikbaar

Factuurherkenning, voor iedere organisatie bereikbaar

Met de komst van Machine Learning en Artificial Intelligence is de basis voor automatisch facturen inlezen flink veranderd. Het ambacht van de juiste gegevens extraheren met slimme programma-code heeft een flinke verandering doormaakt! Traditionele factuurherkenning op basis van templates en steekwoorden heeft plaatsgemaakt voor een geheel nieuwe technologie. Factuurherkenning met Machine Learning is nu de standaard! Het trainen van een Machine Learning model voor factuurherkenning is betrekkelijk eenvoudig. Door voldoende verschillende factuur modellen aan hiervoor geselecteerde algoritmen aan te bieden krijg je als gebruiker een heel ander resultaat, sneller, goedkoper en vooral accurater!  EasyData biedt complete oplossingen. Verder kan ook jou specifieke factuur data extractie die nu niet of lastig automatisch verloopt effectief geautomatiseerd worden.

Factuur corrigeren

EasyData ontwikkelaars zijn altijd bezig met het optimaliseren van herkenningstechnologie en
zijn een jaren geleden al begonnen met het toepassen van ‘zelflerende’ technologie om de strandaard herkenning te verbeteren. Jaren laten kunnen we constateren dat de traditionele factuur herkenning modellen zijn losgelaten en nu volledig werken met ML & AI factuurherkenning. Die techniek geeft je een zichtbare voorsprong bij het corrigeren van een factuur.

Factuurherkenning en relevantie

Factuurherkenning, is dat nog relevant?

Factuurherkenning is voor iedere organisatie die niet achter de feiten aan wil lopen geen overdenking meer. Vanuit ons perspectief bezien herkennen we factuurherkenning meer als een basis verantwoordelijk voor een effectieve bedrijfsvoering.

Je concurrent, maar zeker al gebruik van deze kostenbesparende efficiëntie slag, dus waarom deze zinvolle stap tegenhouden?

Digitale factuur

Je kan factuurherkenning en de moderne digitale factuur zien als een interne cultuurverandering, maar dat hoeft zeker niet. Organisatieverandering treedt pas op bij een geautomatiseerde factuurverwerking, dat hoofdstuk slaan we hier bewust over. In dit artikel belichten we dat de tijd dat handmatig factuur gegevens overgenomen moeten worden nu echt achter ons ligt, met dank aan ML en AI technologie die factuurherkenning meer dan ooit bereikbaar maakt.

Factuurherkenning is ermee beginnen

Facturen automatisch inlezen

Ieder boekhoudpakket heeft een importmogelijkheid, vaak zelfs al voor een UBL XML. Veel ingewikkelder hoeft factuurherkenning in eerste instantie niet te zijn, herken de facturen online, haal de factuurgegevens binnen en dat scheelt alvast overtyp werk en kansen op menselijke fouten!

Dat is de stand van techniek vandaag, ieder geval wat EasyData je kan bieden, Onze factuurherkenning technologie herkent automatisch de belangrijke gegevens van de factuur: van crediteur tot factuurnummer, van factuurdatum tot factuurbedrag. De basis van facturen automatisch inlezen haalt alle gegevens afzonderlijk van de factuur op deze wijze die voor jou vertrouwd is, probeer het zelf!

Factuurherkenning zonder OCR

Factuurherkenning met OCR is verleden tijd

Toch nog maar even, facturen automatisch inlezen met OCR (=Optical Character recognition) = tekstherkenning is verleden tijd. 95% van de facturen die je ontvangt zijn zoals wij dat noemen ‘Digital Born’.

Met andere woorden, de PDF die de factuur bevat heeft een tekst-laag waarin alle relevante factuur gegevens al digitaal zijn opgeslagen! Het is in dat geval een  beetje onzin om van zo’n factuur opnieuw een plaatje te maken en dan middels OCR je best te gaan doen tekst van het plaatje te halen.

EasyData slaat deze stap over, we gebruiken de digitale factuurinformatie die al op de factuur aanwezig is waarmee de kans op factuur herken fouten praktisch volledig verdwijnt.

Factuurherkenning met template

Facturen automatisch inlezen, geschiedenis

20 jaar geleden bestond facturen automatisch inlezen uit een grote herkenningszone, vaak de bovenkant van de factuur. Hierin werd dan met zogenoemde “Regular expressions” de leverancier gedetecteerd.

Vervolgens werd aan de hand van dat gegeven bepaald welke leverancier het betrof en met meer complexe programmeercode de andere relevante factuur informatie van de factuur gelezen.

Dit ging best, totdat de leverancier de lay-out wijzigde, dan klopte van de hele factuur template niets meer.

Deze techniek is arbeidsintensief en vraagt een constante monitoring door de gebruikers.

Factuurherkenning defintie

Hoe is factuurherkenning zover gekomen? De Definitie

Ongeveer 10 jaar geleden is dit opgelost met wat we wel “ongestructureerde document herkennen” noemen. Met deze methodiek wordt de hele factuur gelezen en de gevonden tekst gebruikt om de factuur gegevens te lokaliseren. Als voorbeeld vind je het woord “Factuurnummer” dan kan je bedenken dat je in de buurt van dat woord een nummer reeks gaat vinden die aan factuurnummer criteria voldoet.

Als in dit geval de leverancier de factuur lay-out wijzigt, zal op basis van het te vinden factuurnummer het bijbehorende factuurnummer ook snel gevonden worden, deze techniek is al een stuk betrouwbaarder.

Nadeel is wel dat de meeste leveranciers flinke prijzen rekenen voor deze ontwikkelomgevingen.

Factuurherkenning Machine Learning

Facturen automatisch inlezen: Machine Learning!

Facturen automatisch inlezen is vandaag anders dankzij Big Tech bedrijven die slimme algoritmen als Open Source beschikbaar hebben gemaakt zoals TensorFlow. Met deze Machine Learning netwerk wordt ontwikkelaars een platform geboden waarop deze, zoals EasyData in dit geval, verder kan ontwikkelen aan slimme toepassingen zoals factuurherkenning.

Uiteindelijk hebben we niet gekozen voor TensorFlow, maar hebben op basis van onze kennis en expertise voor een andere aanpak en ML netwerk gekozen.  Dat doet niets af van de strekking, door de huidige ontwikkelingen, aangejaagd door Big Tech bedrijven worden specialisten zoals EasyData in staat gesteld bruikbare, effectieve en betaalbare oplossingen te ontwikkelen.

Factuur herkenning en PDFCommunicator

Factuurherkenning en gemak

Wil jij inkomende facturen efficiënter, sneller en eenvoudiger verwerken? Profiteer dan van onze kosteloze aanbiedingsperiode! EasyData stelt je in staat om zonder verplichtingen zelf de voordelen te ervaren.

Digitale facturen

Papieren facturen zijn praktisch verleden tijd. Facturen worden digitaal gemaakt. Dat is beter voor je organisatie, het milieu én maakt een traditioneel factuur herkenning systeem verleden tijd. E-facturen zijn de toekomst!

Slimme factuur gegevens

Factuur gegevens bevatten meer data dan alleen visueel zichtbaar is. Onze oplossingen voor factuurherkenning spelen daarop in en creëren een schat aan bedrijfsinformatie. Meer weten? Neem contact op met de specialisten!

Je herkenningsproces in stappen uitgelegd

Facturen hebben meestal een digitale oorsprong. Dit gegeven betekent een drastische vermindering van de traditionele factuurherkenning.  Met andere woorden, het vastleggen van factuur gegevens wordt goedkoper, de factuur gegevens zijn immers al digitaal. We gebruiken bij voorkeur PDFCommunicator om deze factuur gegevens uit digitale documenten te ontsluiten.

Wanneer onverhoopt toch per post binnenkomen, worden deze facturen gescand en zijn EasyData Machine Learning technologieën de meest aangewezen oplossingen om gescande facturen te herkennen. Voor de factuur herkenning uit wordt de scan met slimme technieken beoordeelt. Wat is de kwaliteit van de gescande facturen, hoe zijn de facturen gescand of worden ze vastgelegd met een mobiele telefoon? Met andere woorden, gescande facturen hebben een individuele aanpak nodig voorafgaande het herkenning proces, een goede beeldverbetering is hiervoor de basis. Samengevat voert EasyData brondetectie van de gescande afbeeldingsfactuur uit en wordt aan de hand daarvan de juiste beeld verbetering toegepast.

 

Welke gegevens moeten van de facturen worden gehaald? Wanneer factuurherkenning wordt gebruikt om de gescande of digitale invoer te begrijpen, komen de factuur gegevens in beeld die moeten worden vastgelegd. Wanneer regelitems vereist zijn worden veel kosten bespaart door de juiste document definitie in relatie tot de gebruikte technologie te kiezen.

Het kan slim zijn om “Machine Learning” te gebruiken voor facturen voor het factuurherkenning proces te versnellen. Klinkt ingewikkeld? Dat is het beslist niet! Je kan dit systeem kosteloos evalueren. Leren door gebruiken is wat wij aanbieden!

Wanneer de facturen correct zijn herkend, moeten de facturen met resultaten worden geëxporteerd en wat is er precies nodig voor deze stap? De volgende applicatie kan mogelijk de aangegeven informatie interpreteren of moet meer intelligentie aan het factuur herken systeem worden toegevoegd? Neem bijvoorbeeld een factuur die twee keer wordt ontvangen.

Dubbele factuurherkenning

Eenmalig automatisch opgevraagd vanuit het leverancier web portaal en per ongeluk wordt dezelfde per e-mail verzonden factuur ook herkend en voor betaling naar de financiële oplossing doorgegeven. Moet de factuur herken oplossing de dubbele factuur detecteren of doet de volgende applicatie dat al? De export zelf zal een standaard UBL XML zijn of specifiek via de EasyData Business connector verzorgd worden.

Het uitvoeren van factuurherkenning kan eenvoudig geïmplementeerd worden of een hoofdpijn dossier worden, Dat laatste willen we natuurlijk graag vermijden en bieden om die reden een werkend “factuur herken evaluatie platform” aan. We combineren deze oplossing met jarenlange ervaring. Met begrip van het gewenste systeem wegen we ook de verwachte levensduur van de oplossing mee. Die vraag is met de huidige stand van techniek terecht, welke investering staat tegenover een mogelijk verouderde oplossing? Factuur proces innovatie verandert onze manier van werken. Deze ontwikkelingen nemen we mee in onze individuele advisering.

De meeste voorkomende facturen worden geïdentificeerd door IBAN, Kamer van Koophandel of andere specifieke gegevens. Door in deze identificatie richting af te stemmen, zijn leveranciers voor herkenning al bekend en kan deze kennis gebruikt worden om bijvoorbeeld slecht leesbare gescande facturen qua herkenning te verbeteren. Bij digitale facturen komt factuur regel herkenning in beeld.

Meestal is het ook niet nodig om de hele regel te herkennen, vaak is alleen de artikelcode, het aantal geleverde artikelen, wat er in backorder staat en de prijsstelling in relatie tot logistiek, van belang.  Een artikelnummer heeft al een grootboek in het ERP-systeem, dat is een gegeven dat factuurherkenning efficiënt maakt. Op verzoek presenteren we een demo waarbij regelitems en leveranciers automatisch worden geïdentificeerd. Samengevat, wij stellen graag je slimme factuur herkenningsoplossing samen!  Over dit onderwerp is de afgelopen jaren veel geschreven en verwijzen naar deze link die een dieper wetenschappelijke benadering voorstaat.

Facturen met UBL Export

Factuurherkenning is standaard voorzien van het UBL-export formaat.

We gaan ervan uit dat ieder boekhoudpakket dit formaat kan importeren.
UBL XML heeft de visie op factuurherkenning veranderd. De wereld met documenten als bestellingen, facturen en logistieke documenten is met UBL XML effectiever geworden.

Zakelijke documenten die worden verzonden tussen onderlinge belanghebbenden is met het UBL-formaat verlost van inefficiënte handmatige handelingen. Lees hier meer over onze visie op UBL XML-factuur export.