Automatische factuurherkenning is snel op je kosten besparen

Factuurherkenning, voor iedere organisatie bereikbaar

Met de komst van Machine Learning en Artificial Intelligence is de basis voor automatisch facturen inlezen flink veranderd. Het ambacht van de juiste gegevens extraheren met slimme programma-code heeft een flinke verandering doormaakt! Traditionele factuurherkenning op basis van templates en steekwoorden heeft plaatsgemaakt voor een geheel nieuwe technologie. Factuurherkenning met Machine Learning is nu de standaard! Het trainen van een Machine Learning model voor factuurherkenning is betrekkelijk eenvoudig. Door voldoende verschillende factuur modellen aan hiervoor geselecteerde algoritmen aan te bieden krijg je als gebruiker een heel ander resultaat, sneller, goedkoper en vooral accurater!  EasyData biedt complete oplossingen. Verder kan ook jou specifieke factuur data extractie die nu niet of lastig automatisch verloopt effectief geautomatiseerd worden.

Factuur corrigeren

EasyData ontwikkelaars zijn altijd bezig met het optimaliseren van herkenningstechnologie en
zijn een jaren geleden al begonnen met het toepassen van ‘zelflerende’ technologie om de strandaard herkenning te verbeteren. Jaren laten kunnen we constateren dat de traditionele factuur herkenning modellen zijn losgelaten en nu volledig werken met ML & AI factuurherkenning. Die techniek geeft je een zichtbare voorsprong bij het corrigeren van een factuur.

Factuurherkenning, is dat nog relevant?

Factuurherkenning is voor iedere organisatie die niet achter de feiten aan wil lopen geen overdenking meer. Vanuit ons perspectief bezien herkennen we factuurherkenning meer als een basis verantwoordelijk voor een effectieve bedrijfsvoering.

Je concurrent, maar zeker al gebruik van deze kostenbesparende efficiëntie slag, dus waarom deze zinvolle stap tegenhouden?

Digitale factuur

Je kan factuurherkenning en de moderne digitale factuur zien als een interne cultuurverandering, maar dat hoeft zeker niet. Organisatieverandering treedt pas op bij een geautomatiseerde factuurverwerking, dat hoofdstuk slaan we hier bewust over. In dit artikel belichten we dat de tijd dat handmatig factuur gegevens overgenomen moeten worden nu echt achter ons ligt, met dank aan ML en AI technologie die factuurherkenning meer dan ooit bereikbaar maakt.

Facturen automatisch inlezen

Ieder boekhoudpakket heeft een importmogelijkheid, vaak zelfs al voor een UBL XML. Veel ingewikkelder hoeft factuurherkenning in eerste instantie niet te zijn, herken de facturen online, haal de factuurgegevens binnen en dat scheelt alvast overtyp werk en kansen op menselijke fouten!

Dat is de stand van techniek vandaag, ieder geval wat EasyData je kan bieden, Onze factuurherkenning technologie herkent automatisch de belangrijke gegevens van de factuur: van crediteur tot factuurnummer, van factuurdatum tot factuurbedrag. De basis van facturen automatisch inlezen haalt alle gegevens afzonderlijk van de factuur op deze wijze die voor jou vertrouwd is, probeer het zelf!

Factuurherkenning met OCR is verleden tijd

Toch nog maar even, facturen automatisch inlezen met OCR (=Optical Character recognition) = tekstherkenning is verleden tijd. 95% van de facturen die je ontvangt zijn zoals wij dat noemen ‘Digital Born’.

Met andere woorden, de PDF die de factuur bevat heeft een tekst-laag waarin alle relevante factuur gegevens al digitaal zijn opgeslagen! Het is in dat geval een  beetje onzin om van zo’n factuur opnieuw een plaatje te maken en dan middels OCR je best te gaan doen tekst van het plaatje te halen.

EasyData slaat deze stap over, we gebruiken de digitale factuurinformatie die al op de factuur aanwezig is waarmee de kans op factuur herken fouten praktisch volledig verdwijnt.

Facturen automatisch inlezen, geschiedenis

20 jaar geleden bestond facturen automatisch inlezen uit een grote herkenningszone, vaak de bovenkant van de factuur. Hierin werd dan met zogenoemde “Regular expressions” de leverancier gedetecteerd.

Vervolgens werd aan de hand van dat gegeven bepaald welke leverancier het betrof en met meer complexe programmeercode de andere relevante factuur informatie van de factuur gelezen.

Dit ging best, totdat de leverancier de lay-out wijzigde, dan klopte van de hele factuur template niets meer.

Deze techniek is arbeidsintensief en vraagt een constante monitoring door de gebruikers.

Hoe is factuurherkenning zover gekomen? De Definitie

Ongeveer 10 jaar geleden is dit opgelost met wat we wel “ongestructureerde document herkennen” noemen. Met deze methodiek wordt de hele factuur gelezen en de gevonden tekst gebruikt om de factuur gegevens te lokaliseren. Als voorbeeld vind je het woord “Factuurnummer” dan kan je bedenken dat je in de buurt van dat woord een nummer reeks gaat vinden die aan factuurnummer criteria voldoet.

Als in dit geval de leverancier de factuur lay-out wijzigt, zal op basis van het te vinden factuurnummer het bijbehorende factuurnummer ook snel gevonden worden, deze techniek is al een stuk betrouwbaarder.

Nadeel is wel dat de meeste leveranciers flinke prijzen rekenen voor deze ontwikkelomgevingen.

Facturen automatisch inlezen: Machine Learning!

Facturen automatisch inlezen is vandaag anders dankzij Big Tech bedrijven die slimme algoritmen als Open Source beschikbaar hebben gemaakt zoals TensorFlow. Met deze Machine Learning netwerk wordt ontwikkelaars een platform geboden waarop deze, zoals EasyData in dit geval, verder kan ontwikkelen aan slimme toepassingen zoals factuurherkenning.

Uiteindelijk hebben we niet gekozen voor TensorFlow, maar hebben op basis van onze kennis en expertise voor een andere aanpak en ML netwerk gekozen.  Dat doet niets af van de strekking, door de huidige ontwikkelingen, aangejaagd door Big Tech bedrijven worden specialisten zoals EasyData in staat gesteld bruikbare, effectieve en betaalbare oplossingen te ontwikkelen.