Effectief met Business Process Management

Hoezo Business Process Management?

Business Process Management (BPM) is de methode om processen binnen je organisatie te verbeteren.

Dat doe je door je bedrijfsprocessen te modelleren, je maakt een stappenplan van het bedrijfsproces dat je wilt optimaliseren. Managent begint dus met een werkstroom tekening. De daarin getekende stappen ga je vervolgens analyseren samen met de betrokken medewerkers. EasyData kan je hierin al behulpzaam zijn. We hebben ervaring in procesoptimalisatie en begrijpen dat medewerkers liever niet hun comfortzone verlaten. Als je al jaren volgens een vastgestelde procedure werkt, waarom zou je dat dan opeens veranderen? Precies in dit gedeelte kunnen we behulpzaam zijn, door bijvoorbeeld de processtap die onderwerp van gesprek zijn te automatiseren.

Je processtap automatiseren

EasyData stelt je praktische oplossingen ter beschikking die zowel online als offline snel en effectief operationeel zijn. Dat is handig bij het analyseren van je bedrijfsproces, je kan zo snel en effectief in de praktijk testen of een voorgenomen proces automatisering stap ook werkelijk het resultaat brengt dat je in gedachten hebt.  Met deze aanpak kan je op een actieve manier je proces automatiseren. Je maakt meteen je collega’s enthousiast door op positieve wijze waarin je medewerkers betrekt strategische bedrijfsdoelen te verwezenlijken.

We houden je BPM proces in de gaten!

Zodra je succesvol de BPM-methode op een proces hebt toegepast ga je dat monitoren. Zodra je de automatiseringsslag hebt gemaakt ben je namelijk nog niet klaar.  Een succesvolle BMP strategie heeft tijd voor optimalisatie in het basisplan opgenomen. Het verbeteren van processen kost geen tijd, dat levert juist extra kostenbesparing op. De reden daarvoor is simpel, de wereld veranderd steeds jouw organisatie is daar natuurlijk geen uitzondering op. Die constant veranderende parameters in je bedrijf zullen het succes van BPM beïnvloeden.  Vanuit die filosofie zal BPM ingebeld worden in je strategische overwegingen die je periodiek maakt. EasyData Monitoring levert je hiervoor de waardevolle gegevens.

Business Process Management volgens EasyData

Dat is Business Process Management op de wijze zoals wij je daarin ondersteunen. Een bedrijfsproces vast omlijnen in een reeks activiteiten. BPM stelt je in staat deze bedrijfsprocessen stap voor stap te automatiseren en gedurende langere periode dit proces te monitoren. Deze gegevens helpen de organisatie het proces te evalueren. Met die evaluatie gegevens kan je vervolgens manieren vinden om de efficiëntie verder te verbeteren. Die volgende efficiëntieslag kan het zwaartepunt hebben bij het verminderen van de proceskosten of een verdere fouten reductie.

BPM is een continu proces. Je zal zien dat Business Process Management betere bedrijfsresultaten voortbrengt. Bij EasyData zijn we gedreven in een dienstverlenende houding naar betrokken medewerkers. Zodra dat vertrouwen wederzijds is gegroeid kennen we samen de best mogelijke BPM praktiseren.   Denk dan bijvoorbeeld aan het ad-hoc elimineren van werkstroom knelpunten.

Wat kan ik met Business Process Management?

Om daar een goed antwoord op te kunnen geven moeten we eerst de verschillende BPM systemen goed kunnen onderscheiden. BPM-systemen kunnen worden gecategoriseerd op basis van het doel dat ze dienen. Dit zijn de drie soorten bedrijfsprocesbeheer: 

Systeemgerichte BPM (of integratiegerichte BPM)

Dit type bedrijfsprocesbeheersysteem behandelt processen die voornamelijk afhankelijk zijn van bestaande bedrijfssystemen.
Denk aan een DMS, CRM of ERP systeem.  Systeemgerichte software voor bedrijfsprocesbeheer heeft uitgebreide integraties en API-toegang om snelle en efficiënte bedrijfsprocessen te kunnen creëren. Een populair voorbeeld is ChatGPT, die levert een API waarmee je verschillende softwaresystemen binnen je organisatie mee kan verbinden. 

Persoonsgerichte BPM

Hierin staat het individu centraal, die vervolgens ondersteund wordt door verschillende slimme algoritmen. In dit geval zijn het processen die voornamelijk door mensen worden uitgevoerd. Een mooi voorbeeld is een schoonmaker, die vervang je niet door een robot, die mist de hoekjes en andere finesses die de mans van nature wel waarneemt.
Met andere woorden: automatisering vervangt niet al je processen. 

Documentgerichte BPM

Is de focus van je organisatie betrokken bij document intensieve projecten richt BPM zich op deze stroming. Het documentgerichte BPM-model concentreert zich op documentstromen die zich door de hele organisatie heen verplaatsen. Het niveau van de medewerker is hierin ook opgenomen.

Denk aan de document intake, een document wordt ontvangen, dan geclassificeerd en vervolgens intern geadresseerd. De persoon die (de uitval) van document binnenkomst beoordeelt is meestal van een ander niveau dan de medewerker aan wie het document wordt toegewezen. Documentgerichte BPM beschrijft deze processen.
En waar mogelijk automatiseert onze technologie deze document stromen, vanaf willekeurig welke bron dan ook.

EasyData is je partner voor documentgerichte BPM

De kennis van EasyData is toegespitst op alle voorkomende document processen die je kan bedenken. Data van welke herkomst dan ook komt daarvoor in aanmerking.

Voor een succesvol Business Process Management traject houden we in gedachten… 

Data management consultancy

Dat klinkt ingewikkelder dan het werkelijk is. Interne betrokkenen of een document consultant van EasyData bekijkt het huidige proces. Vaak interviewen we verschillende belanghebbenden via Teams en bespreken de gewenste resultaten met het management.
Ons doel is de huidige processen goed in beeld te hebben. Effectief procesmanagement begint met inzicht van de bestaande situatie. 

Bedrijfsproces in kaart brengen

Waar nodig wordt bovenstaand proces schriftelijk nader omschreven. Liefst niet met te veel tekst. Wij geloven in de kracht van visuele weergave. Soms maken we een korte video om gemeten effectiviteit en mogelijke kostenbesparing in beeld te brengen. Samengevat presenteren we het proces zoals aangetroffen op een zo aansprekelijk mogelijke wijze. In het verlengde daarvan wordt de virtuele pagina omgeslagen en ontvouwt zich vervolgens het plan om Business Process Management in de organisatie effectief vorm te geven. 

Digitaal transformeren

Het gezamenlijk opgezette plan vindt draagvlak op zowel de werkvloer (lees direct betrokkenen) en het management (de beslissers die kosten gaan besparen). Het nieuw vormgegeven documentproces wordt beschikbaar gesteld aan een kleine groep gebruikers.
Zodra die tevreden zijn met de aanpassingen die voor vragende gebruikers zijn verwerkt wordt het proces voor iedereen opengesteld. 

Datavisualisatie

Om op de hoogte te blijven van Key Performance Indicators (KPI’s) een breed palet aan mogelijkheden. Onze eigen voorkeur gaat uit naar Grafana, een monitor systeem met brede inzetbaarheid. Is binnen de organisatie al een ander visualisatie platform actief? Daar passen we ons moeiteloos op aan.

Dit is natuurlijk geen keuze die halverwege het proces van optimalisatie in beeld komt. In de stap ‘Data management consultancy’ is dit aspect en eventuele voorkeuren al in beeld gebracht. Die voorkeuren beschrijven we op aansprekelijke wijze tijdens het in kaart brengen van je bestaande en gewenste bedrijfsproces. 

Bedrijfsproces optimaliseren

Met een effectief rapportagesysteem kan de organisatie haar activiteiten effectief sturen in de richting van blijvende optimalisatie en procesverbetering. Bedenk daarnaast dat de wereld constant veranderd! Zo geeft een correct geïmplementeerd Business Process Management beleid iedere organisatie de handvaten tijdig bij de sturen op basis van de geleverde systeem indicatoren.

Procesmanagement betekenis

Business Process Management (BPM) is de methode om processen binnen je organisatie te verbeteren. Vervolgens worden deze processen via een interne procedure gestandaardiseerd. Met de benadering van Business Process Management haal menselijkenfouten en hiaten uit je proces. Eveneens verbeter je de proces efficiëntie en wordt de naleving van zo’n proces verbeterd.

Voor EasyData is dit een wezenlijk onderdeel voor onze expertise op het gebied van Data Capture en Data Analyse.
Van het ontwerpen, coördineren, afstemmen, ingebruikname en vervolgens succesvol overdragen van geoptimaliseerde processen gaat ons hart sneller kloppen. Onze ambitie is het leveren van procestechnologie die je werkproces op een effectieve en aangename wijze ondersteunen. De praktijk laat zien dat EasyData voor langere perioden betrokken blijft bij afwegingen van onze opdrachtgever. Die blijvende betrokkenheid bij strategische afwegingen van betreffende organisatie is het grootste compliment dat we kunnen krijgen!