Effectief Busines Process Management

Procesoptimalisatie, jouw stappen naar efficiëntie

Business Process Management (BPM), je magische formulering die procesoptimalisatie belooft.

Je zou nu kunnen denken, hoezo procesoptimalisatie? Er is toch niets mis met mijn bedrijfsprocessen?

Ja, dat kan en in dat geval is dit artikel niet voor jouw geschreven, wel zijn we benieuwd naar je ervaringen.
Hoe geef je invulling aan de Business Process Management cyclus. Hoe breng je de afzonderlijke BPM-kernpunten binnen jouw organisatie en de wijze onder de aandacht en waardeer je deze voordelen.

Bij EasyData zien we dagelijks dat er altijd kostenreductie mogelijk is via het pad van procesverbeteringen.
Daar ligt onze ambitie en daar gaat dit artikel over. Hoe kun je met lagere kosten een hogere efficiëntie halen,
die het bedrijfsresultaat verbetert en tegelijkertijd je werkplezier verhogen? En we doen dat zelf ook…

EasyData is al 25+ jaar een innovatieve ontwikkelaar van Technologie. Dan moet je wel een organisatie zijn die flexibel inspeelt op marktveranderingen. Zeker in de IT kunnen die veranderingen zeer krachtig zijn. Denk maar aan de introductie van ChatGPT. Dat bespreken we in dit artikel. Hoe gaan we om met eventuele problemen die worden veroorzaakt door interne of externe factoren?   Ons antwoord daarop zijn samenwerkende teams, schaalbaar, competitief en binnen een productie verhogende BPM structuur.

In de praktijk spreek je over Business Process Management en leggen de klemtoon allereerst bij ‘Management´. Je kan stellen dat zonder ´Management’ er geen sprake van bedrijfsoptimalisatie kan zijn. In dit artikel gaan we je helpen je eigen bedrijfsprocessen volgens een aantal heldere stappen in kaart te brengen. Met die kennis kun je vervolgens aan de slag met optimaliseren volgens de effectiefste Managementmethode.

Procesoptimalisatie
Waarom Cloud Services

Het identificeren van je bedrijfsproces

Laten we eens kijken wat erbij komt kijken als je een bedrijfsproces binnen een organisatie wilt verbeteren. Dat begint bij de definitie van een bedrijfsproces, wat is dat precies? Je eerste aandachtspunt is daar.

Het identificeren van je bedrijfsproces is de eerste belangrijke stap op weg naar bedrijfsproces verbetering.

Waar bestaat je bedrijfsproces precies uit? Wat doet dat bedrijfsproces en in welke mate draagt het bij aan je organisatie als geheel?

Business Process Management impliceert vaak een teamprestatie. Er zijn collega’s die gezamenlijk een doel nastreven, in dit geval is dat doel het bedrijfsproces dat je in kaart aan het brengen bent.

De vraag die bij bedrijfsproces identificatie van belang is om in detail invulling te geven aan de vraag welke collega’s en leveranciers je aan dit bedrijfsproces kan koppelen. In het verlengde daarvan komen natuurlijk je klanten in beeld.

Welke klanten zijn afhankelijk van het bedrijfsproces dat je onderzoekt?

Klanten staan centraal

Daar raken we de kern van Business Process Management. Je probeert zo goed mogelijk te presteren om je concurrenten voor te blijven. Je klant staat centraal bij het in kaart brengen van je bedrijfsproces. Klanten zijn cruciaal en dat maakt het de ideale doelgroep om te toetsen hoe je bedrijfsproces door de afzonderlijke cliënten, klanten en relaties ervaren wordt.  Centraal staat de succesvolle ervaring van je klanten binnen je bedrijfsproces. Die klant ervaringen bepalen uiteindelijke het succes van de gehele organisatie.

Dat maakt het meenemen van klantervaringen essentieel bij het identificeren van je bedrijfsproces. Business Process Management is geen interne aangelegenheid. Je probeert zo goed mogelijk te presteren voor je klanten. Daar ligt je kans voor toegepaste BPM.

In welke mate is je bedrijfsproces in staat om aan de behoeften en verwachtingen van je klanten te voldoen?
Het benoemen en uitschrijven van (potentiële) klanten bij het identificeren van je bedrijfsproces is een belangrijk onderdeel. Beantwoording van die vraag brengt een ander onderdeel van je organisatie in beweging.

Vraag aan je Marketingafdeling eens de klant verwachtingen te toetsen naar welke wensen en verwachtingen er bij je klanten bestaan in het verlengde van je bedrijfsproces. Klanten ervaren procesoptimalisatie over het algemeen als positief. Als hun ook nog eens gevraagd wordt na te denken over waardevermeerdering kun je de plus in je klantbeleving meteen bijschrijven. Daar is dan nog geen uitgevoerde procesoptimalisatie aan te pas gekomen!

Klant centraal
Business Process Management checklist

Je uitgeschreven bedrijfsproces

Zodra je dat helder hebt uitgeschreven heb je een belangrijk fundament voor Business Process Management neergezet. Inderdaad een basis, BPM is een proces waar je nooit ‘klaar’ mee bent. Het identificeren van bedrijfsprocessen is een doorlopend proces. Het is van belang om dit regelmatig te herzien en tegen het licht van de dan geldende actualiteit te herzien. BPM is een vak dat om toegewijde specialisten vraagt. BPM is tevens een discipline die, mits goed georganiseerd, een positieve bijdrage aan de organisatie als geheel levert. Dit artikel betreft Management en niet zozeer de werkelijke uitvoering.

Daarvoor verwijzen we naar dit artikel. EasyData kan je organisatie terzijde staan bij zowel de BPM als het uitvoerende gedeelte.  Ons bedrijf komt ook voort uit het uitvoerende gedeelte. Onze BPM-kennis is in 25 jaar praktijkervaring gegroeid tot een expertise waarvoor je zelf het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. EasyData zal je helpen bij het identificeren van je proces. We helpen op basis van onze kennis en expertise je om te kiezen welk procesautomatiseringsproces het beste bij je bedrijf en organisatiestructuur past. Die ondersteuning houden we concreet. Dat doen we samen met jouw betrokken medewerkers, die combinatie van inzichten maakt het mogelijk snel zichtbare en motiverende stappen te zetten. Een goede BPM-praktijk zorgt ervoor dat er minder kans is op fouten en verminderd Micromanagement.

Wordt dit artikel nog interessanter?

Zeker! we geloven we in goede voorlichting en brengen onderstaand BPM op verschillende niveaus voor de organisatie in beeld.
Dit zal je helpen bij het verzamelen van informatie over de bedrijfsprocessen en te stellen doelen.

Business Process Management

Hoezo Business Process Management?

Business Process Management (BPM) is de methode om processen binnen je organisatie te verbeteren.

Dat doe je door je bedrijfsprocessen te modelleren, je maakt een stappenplan van het bedrijfsproces dat je wilt optimaliseren. Management begint dus met een werkstroom tekening. De daarin getekende stappen ga je vervolgens analyseren samen met de betrokken medewerkers. EasyData kan je hierin al behulpzaam zijn.

We hebben ervaring in procesoptimalisatie en begrijpen dat medewerkers liever niet hun comfortzone verlaten.  Mensen houden simpelweg niet van verandering, maar automatisering kan gebruikt worden om medewerkers te stimuleren om uit hun comfortzone te komen. Je verandermanagement doelstellingen komen in een stroomversnelling zodra je collega’s zichtbaar succes ervaren in de eerste stap.

Als je al jaren volgens een vastgestelde procedure werkt, waarom zou je dat dan opeens veranderen? Precies in dit gedeelte kunnen we behulpzaam zijn, door bijvoorbeeld de processtappen die onderwerp van gesprek zijn te automatiseren. We benaderen BPM niet alleen technisch. Wanneer organisaties automatisering ervaren als een manier om menselijke inspanningen te vergroten in plaats van deze te vervangen, hebben werkelijke kostenbesparingen een goede kans op succes.

organisatie verbetering begint hier
organisatie verbetering begint hier

Je processtap automatiseren

EasyData stelt je praktische oplossingen ter beschikking die zowel online als offline snel en effectief operationeel zijn. Dat is handig bij het analyseren van je bedrijfsproces, je kunt zo snel en effectief in de praktijk testen of een voorgenomen procesautomatisering stap ook werkelijk het resultaat brengt dat je in gedachten hebt.  Met deze aanpak zal je op een actieve manier je proces automatiseren. Je maakt meteen je collega’s enthousiast door op positieve wijze waarin je medewerkers betrekt strategische bedrijfsdoelen te verwezenlijken.

We houden je BPM proces in de gaten!

Zodra je succesvol de BPM-methode op een proces hebt toegepast, ga je dat monitoren. Zodra je de automatiseringsslag hebt gemaakt, ben je namelijk nog niet klaar.  Een succesvolle BMP-strategie heeft tijd voor optimalisatie in het basisplan opgenomen. Het verbeteren van processen kost geen tijd, dat levert juist extra kostenbesparing op.

De reden daarvoor is simpel, de wereld verandert steeds en jouw organisatie is daar natuurlijk geen uitzondering op. Die constant veranderende parameters in je bedrijf zullen het succes van BPM beïnvloeden.  Vanuit die filosofie zal BPM ingebed worden in je strategische overwegingen die je periodiek maakt. EasyData Monitoring levert je hiervoor de waardevolle gegevens.

Business Process Management volgens EasyData

Dat is Business Process Management op de wijze zoals wij je daarin ondersteunen. Een bedrijfsproces vast omlijnen in een reeks activiteiten. BPM stelt je in staat deze bedrijfsprocessen stap voor stap te automatiseren en gedurende langere periode dit proces te monitoren. Deze gegevens helpen de organisatie het proces te evalueren. Die gegevens bestaan meestal uit drie elementen: het automatiseren van processen, het centraliseren van informatie en het verminderen van handmatige handelingen.

BPM is erop gericht om bestaande knelpunten weg te nemen, fouten en gegevensverlies te verminderen en tegelijkertijd de transparantie, de communicatie tussen afdelingen en de verwerkingssnelheid te vergroten.

Met die interne evaluatie gegevens op zak kun je vervolgens manieren vinden om de efficiëntie verder te verbeteren. Die volgende efficiëntieslag kan het zwaartepunt hebben bij het verminderen van de proceskosten of een verdere fouten reductie.

BPM is een continu proces. Je zult zien dat Business Process Management betere bedrijfsresultaten voortbrengt. Bij EasyData zijn we gedreven in een dienstverlenende houding naar betrokken medewerkers. Zodra dat vertrouwen wederzijds is gegroeid, zullen we samen de best mogelijke BPM praktiseren.
Denk dan bijvoorbeeld aan het ad hoc elimineren van werkstroom knelpunten.

organisatie verbetering begint hier

Het geheim van Business Process Management

BPM Onze Waarden
Business Process Management

Je voordelen met Business Process Management

Business Process Management helpt bedrijven bedrijfsprocessen te verbeteren en te beheren. BPM helpt zakelijke gebruikers helpen om complexe processen te verbinden. Voor ondernemers die inzetten op digitale transformatie, zal BPM processen in de hele organisatie digitaliseren, de IT-kosten verlagen, de flexibiliteit vergroten en de algehele efficiëntie verbeteren. BPM helpt knelpunten te identificeren.

Zodra je die procesknelpunten intern bespreekt, bevordert dit de onderlinge samenwerking en verbetert intern constructief overleg je besluitvorming. Die op zijn beurt weer leidt tot en groter concurrentievoordeel en als geheel bevorderd dit de groei van de organisatie. Goed ontworpen BPM-systemen spelen een sleutelrol bij het verbeteren van interne processen.  Het helpt werknemers bij het navigeren door complexe processen, het behouden en uitbreiden van kennis in de hele organisatie. Voor het gemak splitsen we BPM in drie stromingen.

bedrijfsprocesbeheersysteem

Systeemgerichte BPM (of integratiegerichte BPM)

Dit type bedrijfsprocesbeheersysteem behandelt processen die voornamelijk afhankelijk zijn van bestaande bedrijfssystemen. Denk aan een DMS, CRM of ERP systeem.  Systeemgerichte software voor bedrijfsprocesbeheer heeft uitgebreide integraties en API-toegang om snelle en efficiënte bedrijfsprocessen te kunnen creëren. Een populair voorbeeld is ChatGPT, die levert een API waarmee je verschillende softwaresystemen binnen je organisatie kan verbinden.

het individu staat centraal

 

Persoonsgerichte BPM

Hierin staat het individu centraal, die vervolgens ondersteund wordt door verschillende slimme algoritmen. In dit geval zijn het processen die voornamelijk door mensen worden uitgevoerd. Een mooi voorbeeld is een schoonmaker, die vervang je niet door een robot, die mist de hoekjes en andere finesses die de mens van nature wel waarneemt.
Met andere woorden: automatisering vervangt niet al je processen.

Het documentgerichte BPM-model

Documentgerichte BPM

Is de focus van je organisatie betrokken bij document intensieve projecten richt BPM zich op deze stroming. Het documentgerichte BPM-model concentreert zich op documentstromen die zich door de hele organisatie heen verplaatsen. Het niveau van de medewerker is hierin ook opgenomen.

Denk aan de document intake, een document wordt ontvangen, dan geclassificeerd en vervolgens intern geadresseerd. De persoon die (de uitval) van document binnenkomst beoordeelt, is meestal van een ander niveau dan de medewerker aan wie het document wordt toegewezen. Documentgerichte BPM beschrijft deze processen.
En waar mogelijk automatiseert onze technologie deze document stromen, vanaf willekeurig welke bron dan ook.

Business Process Management
interview de belanghebbenden
Automatisering workflow
Factuur automatisering workflow
Key Performance Indicators (KPI’s)
Business Process Management

 

 

 

Voor een succesvol BPM-traject houden we in gedachten…

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Data management consultancy

Dat klinkt ingewikkelder dan het werkelijk is. Interne betrokkenen of een document consultant van EasyData bekijkt het huidige proces. Vaak interviewen we verschillende belanghebbenden via Teams en bespreken de gewenste resultaten met het management. Ons doel is de huidige processen goed in beeld te hebben. Effectief procesmanagement begint met inzicht van de bestaande situatie.

 

 

Bedrijfsproces in kaart brengen

Waar nodig wordt bovenstaand proces schriftelijk nader omschreven. Liefst niet met te veel tekst. Wij geloven in de kracht van visuele weergave. Soms maken we een korte video om gemeten effectiviteit en mogelijke kostenbesparing in beeld te brengen. Samengevat presenteren we het proces zoals aangetroffen op een zo aansprekelijk mogelijke wijze. In het verlengde daarvan wordt de virtuele pagina omgeslagen en ontvouwt zich vervolgens het plan om Business Process Management in de organisatie effectief vorm te geven.

Digitaal transformeren

Het gezamenlijk opgezette plan vindt draagvlak op zowel de werkvloer (lees direct betrokkenen) en het management (de beslissers die kosten gaan besparen). Het nieuw vormgegeven documentproces wordt beschikbaar gesteld aan een kleine groep gebruikers. Zodra die tevreden zijn met de aanpassingen die voor vragende gebruikers zijn verwerkt wordt het proces voor iedereen opengesteld.

Datavisualisatie

Om op de hoogte te blijven van Key Performance Indicators (KPI’s) bestaat een breed palet aan mogelijkheden. Onze eigen voorkeur gaat uit naar Grafana, een monitor systeem met brede inzetbaarheid. Is binnen de organisatie al een ander visualisatie platform actief? Daar passen we ons moeiteloos op aan.

Dit is natuurlijk geen keuze die halverwege het proces van optimalisatie in beeld komt. In de stap ‘Data management consultancy’ is dit aspect en eventuele voorkeuren al in beeld gebracht. Die voorkeuren beschrijven we op aansprekelijke wijze tijdens het in kaart brengen van je bestaande en gewenste bedrijfsproces.

Bedrijfsproces optimaliseren

Met een effectief rapportagesysteem kan de organisatie haar activiteiten effectief sturen in de richting van blijvende optimalisatie en procesverbetering. Bedenk daarnaast dat de wereld constant veranderd! Zo geeft een correct geïmplementeerd Business Process Management beleid iedere organisatie de handvaten om tijdig bij te sturen op basis van de geleverde systeem indicatoren.

Process Management

Procesmanagement Bonus

Met de benadering van Business Process Management haal je menselijke fouten en hiaten uit je proces. Eveneens verbeter je de procesefficiëntie en wordt de naleving van je interne processen verbeterd.

Voor EasyData is dit een wezenlijk onderdeel voor onze expertise op het gebied van Data Capture en Data Analyse.
Van het ontwerpen, coördineren, afstemmen, ingebruikname en vervolgens succesvol overdragen van geoptimaliseerde processen gaat ons hart sneller kloppen. Onze ambitie is het leveren van procestechnologie die je werkproces op een effectieve en aangename wijze ondersteunen. De praktijk laat zien dat EasyData voor langere perioden betrokken blijft bij afwegingen van onze opdrachtgever. Die blijvende betrokkenheid bij strategische afwegingen van betreffende organisatie is het grootste compliment dat we kunnen krijgen!

 

BPM-overwegingen

In dit artikel zijn tot nu toe alleen de eerst relevante onderdelen aan bod gekomen. In veel gevallen blijft het daar niet mee en om af te sluiten geven we aanvullende argumenten mee om Business Process Management in overweging te nemen. Te beginnen met de licentieoverhead binnen je organisatie.
 
Medewerkers gebruiken veelal meerdere tools, soms naast elkaar of ieder op zijn of haar eigen afdeling. Dat lijkt handig, maar los van de aanvullende licentiekosten worden er mogelijk voortdurend gegevens opgevraagd tussen de verschillende softwaresystemen. Dat kan tot systeem vertraging leiden of de inrichting van afzonderlijke data-eilanden met alle mogelijke (AVG) risico’s die binnen jouw organisatie een rol spelen.
 
De ideale BPM-architectuur helpt bij het ophalen en bijwerken van gegevens in verschillende de verschillende systemen op een gestructureerde manier. Naast medewerkers profiteren ook leveranciers en klanten van een goed geïmplementeerd BPM-architectuur. EasyData maakt zich sterk die aspecten bij jouw project te realiseren.