TransAlta's €24 miljoen copy-paste fout maakt data-entry automatisering cruciaal

Calgary, Canada - 29 april 2003, 09:17 uur

Sarah keek naar de klok op haar computerscherm. Nog drie uur voordat de biedingen voor de elektriciteitscontracten in New York moesten worden ingediend. Als senior analist bij TransAlta Corporation had ze dit proces al tientallen keren begeleid. De spreadsheet voor haar bevatte maanden van analyse - transmissiepaden, capaciteitskosten, strategische biedingen. Alles netjes uitgewerkt in Excel.

"De deadline is straks, Sarah. Zijn we klaar?" riep haar manager vanuit zijn kantoor.

"Bijna klaar!" antwoordde ze, terwijl haar vingers over de toetsencombinaties dansten die ze uit haar hoofd kende. Control+C om een reeks getallen te kopiëren uit kolom D. Control+V om ze in kolom F te plakken. Simpel werk - ze deed dit dagelijks.

Maar vandaag was anders. Terwijl ze de gegevens kopiëerde, rinkelde de telefoon. Een collega met een dringende vraag over een ander project. Tijdens het gesprek hield ze de muiscursor boven de spreadsheet. Onbewust verschoof haar hand een millimeter. Toen ze ophield met praten en Control+V drukte, stond de cursor één rij hoger dan bedoeld.

De hoge biedingen die bedoeld waren voor premium transmissieroutes - de dure, strategisch belangrijke paden waar TransAlta bewust meer wilde betalen - werden nu gekoppeld aan goedkope routes die nauwelijks capaciteit nodig hadden. En omgekeerd: de lage biedingen voor onbelangrijke routes werden geplaatst bij de kostbare premium-paden.

Sarah keek naar het scherm. De cijfers zagen er nog steeds uit als cijfers. De formules klopten nog steeds. De som van alle biedingen was nog steeds correct. Excel gaf geen foutmelding - want technisch gezien was er geen fout. De software had precies gedaan wat haar was opgedragen.

Om 11:45 uur verstuurde Sarah de spreadsheet naar de New York Independent System Operator. "Biedingen zijn binnen," mailde ze naar het managementteam. "Alles ziet er goed uit."

De stilte voor de storm

De weken daarna verliepen zoals gewoonlijk bij TransAlta. Het bedrijf, één van Canada's grootste stroomproducenten, draaide op volle toeren. Andere projecten, andere deadlines, andere spreadsheets. De elektriciteitscontracten in New York leken routine - gewoon een onderdeel van hun Noord-Amerikaanse strategie.

Tot 27 mei 2003.

Die ochtend ontving Sarah een e-mail van de New York ISO. "Gefeliciteerd met uw succesvolle biedingen," stond er. "Bijgevoegd vindt u de toewijzingen voor mei."

Terwijl ze het bestand opende, voelde ze een knoop in haar maag. TransAlta had gewonnen - veel meer dan verwacht. Te veel. Ze hadden capaciteit gekregen op transmissiekanalen waar ze nooit op hadden willen bieden. En tegen prijzen die astronomisch hoog waren.

Met trillende handen opende ze de oorspronkelijke biedingspreadsheet. Rij voor rij vergeleek ze de bedoelde biedingen met wat daadwerkelijk was verzonden. Daar, in kolom F, zag ze het. De verschuiving. Één rij. Een millimeter muisbeweging tijdens een telefoongesprek.

"O help..." fluisterde ze.

De rekening

Het duurde nog dagen voordat de volledige impact duidelijk werd. TransAlta's financiële team werkte dag en nacht om de schade te berekenen. Het resultaat was vernietigend: 24 miljoen dollar. In euro's: bijna 24 miljoen euro aan onbedoelde contracten.

Het bedrijf had torenhoge prijzen betaald voor transmissiecapaciteit die ze niet konden gebruiken. Tegelijkertijd hadden ze te weinig gekregen op routes die cruciaal waren voor hun operaties. De arbitragekansen die ze hadden willen benutten waren verdampt. Erger nog - ze zaten vast aan de contracten. Eenmaal toegewezen door de ISO, konden deze niet meer worden geannuleerd.

Steve Snyder, president van TransAlta, stond voor de moeilijkste persconferentie van zijn carrière. Op 4 juni 2003 moest hij aan aandeelhouders, medewerkers en de media uitleggen hoe een bedrijf met een jaaromzet van miljarden euro 24 miljoen kon verliezen door een typefout.

"Het was letterlijk een cut-and-paste fout in een Excel spreadsheet die we niet detecteerden toen we onze finale controle uitvoerden," vertelde hij aan The Globe and Mail. "Een menselijke fout met enorme financiële gevolgen."

Voor TransAlta betekende dit verlies 10 procent van hun jaarwinst. Voor Sarah betekende het maanden van onderzoeken, procedures en de wetenschap dat één ongelukkig moment haar carrière en het bedrijf voor altijd had veranderd.

Waarom dit verhaal vandaag nog relevant is

Meer dan twintig jaar later is TransAlta's verhaal niet uniek meer - het is profetisch geworden. In de digitale economie van 2025 vertrouwen duizenden Nederlandse bedrijven nog steeds op Excel-spreadsheets en handmatige data-entry voor kritieke bedrijfsprocessen. De tools zijn misschien moderner geworden, maar de risico's zijn groter dan ooit.

Elke dag maken Nederlandse werknemers miljoenen copy-paste acties. Elke dag verschuiven cursors ongemerkt. Elke dag gaan telefoons over tijdens het invoeren van cruciale gegevens. Het verschil met 2003? De gegevens zijn nu groter, de processen complexer, en de financiële impact potentieel nog verwoestender.

Dit is het verhaal van hoe één verkeerde muisklik een multinational bijna ten gronde richtte. Maar vooral is het het verhaal van waarom data-entry automatisering niet langer een luxe is, maar een zakelijke noodzaak in een wereld waar menselijke fouten miljoenenschade kunnen veroorzaken.

Want de vraag is niet óf er fouten worden gemaakt - de vraag is hoeveel ze je gaan kosten.