Enterprise AP Automation: crediteurenadministratie van morgen
Van handmatige controle naar geautomatiseerde inkoopfactuurverwerking voor duizenden facturen per maand
ERP-integratie
Naadloze koppeling met SAP, Oracle, Unit4, Exact en meer.
AI-gestuurde extractie
Machine learning herkent leveranciers en velden automatisch.
Touchless processing
Een groot deel van facturen volledig automatisch verwerkt.
ISO 27001 ready
Enterprise-grade security met Europese dataverwerking.
Wat is Enterprise AP Automation?
Enterprise Accounts Payable (AP) Automation transformeert de manier waarop grote organisaties facturen verwerken. In plaats van handmatige invoer, validatie en goedkeuring automatiseert AP automation het volledige procure-to-pay proces: van factuurontvangst tot betaling en archivering. Met AI-gestuurde technologie worden facturen automatisch geclassificeerd, worden velden geextraheerd en worden gegevens gevalideerd tegen je ERP-masterdata.
De uitdaging in de crediteurenadministratie
Financiele afdelingen besteden gemiddeld veel uren per week aan het handmatig controleren van inkoopfacturen. Elke factuur moet worden vergeleken met de oorspronkelijke bestelling en de ontvangstbon. Bij grote organisaties met honderden facturen per dag is dit tijdrovend en foutgevoelig.
Handmatige matching leidt tot vertragingen in betalingen, gemiste kortingen voor vroegtijdige betaling, en frustratie bij zowel de financiele afdeling als leveranciers. Met geautomatiseerde PO-matching worden deze problemen verleden tijd.
Daarnaast groeit het compliance-risico naarmate de volumes toenemen. Zonder gestandaardiseerd proces ontstaan er blinde vlekken: facturen die kwijtraken in overvolle e-mailboxen, goedkeuringen die weken blijven liggen, en dubbele betalingen die pas bij de jaarafsluiting aan het licht komen.
Het gevolg? Finance teams raken gevangen in een reactieve cyclus. In plaats van strategisch mee te denken over cashflowplanning en leveranciersmanagement, zijn ze bezig met brandjes blussen.
Het AP Automation proces in 6 stappen
Herkenbare uitdagingen bij handmatige AP-verwerking
Tijdrovende data-invoer
Finance medewerkers besteden een groot deel van hun tijd aan het overtypen van factuurgegevens. Bij hoge volumes is dit onhoudbaar.
Menselijke fouten en duplicaten
Handmatig ingevoerde facturen bevatten regelmatig fouten. Dubbele betalingen en verkeerde bedragen zijn kostbare vergissingen.
Gebrek aan visibility
Waar zit die factuur in het goedkeuringsproces? Hoeveel staat er nog open? Zonder real-time inzicht wordt cash management lastiger.
Gemiste kortingen en boetes
Trage verwerking betekent gemiste early payment discounts en late payment penalties. Bij grote spend loopt dit snel op.
Schaalbaarheid
Groei betekent meer facturen, maar lineair meer FTE erbij zetten is niet de oplossing. Hoe schaal je efficient?
Compliance en audit-risico’s
Zonder volledige audit trail en gestandaardiseerde processen groeit het risico bij externe audits en controles.
Hoe EasyData AP Automation deze uitdagingen oplost
Touchless invoice processing
Een groot deel van facturen wordt volledig automatisch verwerkt. Je team focust alleen op uitzonderingen via human-in-the-loop.
Hoge extractie-nauwkeurigheid
Hybride OCR met ABBYY-technologie en machine learning zorgt voor betrouwbare veldextractie. Confidence scores per veld geven inzicht.
Real-time dashboards
Volledige visibility in je AP-pipeline: open facturen, goedkeuringsstatussen, bottlenecks en KPI’s via Financial Search.
Discount capture optimization
Snellere verwerking betekent meer early payment discounts. Bij miljoenen aan spend is dit direct extra cashflow.
Schalen zonder extra FTE
Van duizenden naar tienduizenden facturen? Volumes verwerken zonder lineaire kostenstijging is de kern van AP automation.
Volledige audit trail
Elk document, elke wijziging wordt gelogd. Volledige traceerbaarheid conform ISO 27001 en NIS2.
ERP-integraties en technologie
🔗 ERP-koppelingen
- SAP ECC / S/4HANA
- Oracle E-Business Suite
- Unit4 ERP / Agresso
- Microsoft Dynamics 365
- Exact Globe / Online
- Custom via REST API
🔎 Validatie en matching
- 3-way PO matching
- Vendor master validatie
- KvK/BTW-nummer check
- IBAN-verificatie
- Duplicate detection
- Tolerance thresholds
📤 Output en workflow
- Automated GL coding
- Multi-level approvals
- Exception handling
- Batch posting
- PDF/A archivering
- Analytics dashboards
Voordelen voor enterprise organisaties
Aanzienlijke kostenbesparing
Van gemiddeld 12 euro naar 1-2 euro per factuur. Bij hoge volumes is de besparing per jaar substantieel. Bekijk de cloudoplossingen.
Cycletime van weken naar uren
Facturen die voorheen dagen in goedkeuringsqueues bleven, worden nu binnen uren verwerkt dankzij slimme workflows.
Betere leveranciersrelaties
Snelle, accurate betalingen verbeteren leveranciersrelaties en openen mogelijkheden voor betere condities.
Focus op strategie
Finance teams besteden tijd aan analyse en advies in plaats van data-invoer. Verhoog de toegevoegde waarde van je team.
Multi-entity support
Centraliseer AP-verwerking over meerdere entiteiten en currencies. Een platform voor de hele organisatie.
Fraud prevention
Automatische detectie van verdachte facturen en fraudepatronen. Bescherm je organisatie met enterprise security.
ROI van Enterprise AP Automation
De business case voor AP automation is helder: lagere kosten per factuur, snellere verwerking en minder fouten. Maar wat betekent dit concreet voor jouw organisatie?
De werkelijke ROI hangt af van je huidige volumes, kosten en processen. Wij maken graag een specifieke business case op basis van jouw situatie. Neem contact op voor meer informatie.
Enterprise AP Automation in de praktijk
Manufacturing en industrie
Complexe supply chains met honderden leveranciers en hoge factuuraantallen. 3-way PO matching met goods receipts. Meer over OCR voor logistiek en industrie.
Healthcare en zorginstellingen
Strikte compliance-eisen in combinatie met hoge volumes. Integratie met zorg-specifieke ERP-systemen. Meer over OCR voor de zorg.
Overheid en publieke sector
Transparantie, audit trails en compliance staan centraal. Multi-entity verwerking voor shared service centers. Meer over oplossingen voor gemeenten.
Shared Service Centers
Centraliseer AP-verwerking voor meerdere business units. Standaardiseer processen en realiseer schaalvoordelen.
Retail en wholesale
Hoge volumes, veel leveranciers en seizoenspieken. Schaal mee met je business. Koppeling met merchandise en inventory systemen.
Bouw en vastgoed
Project-gebaseerde kostentoerekening en complexe goedkeuringsworkflows. Koppeling van facturen aan projecten en kostenplaatsen.
Veelgestelde vragen over Enterprise AP Automation
Wat onderscheidt enterprise AP automation van standaard factuurverwerking?
Enterprise AP automation is ontworpen voor hoge volumes en complexe organisaties: bi-directionele ERP-integratie met systemen als SAP en Oracle, 3-way PO matching, multi-entity ondersteuning, geavanceerde workflow-engines en enterprise-grade security.
Hoe integreert dit met ons bestaande ERP-systeem?
Wij bieden native integraties met SAP, Oracle, Unit4, Microsoft Dynamics 365 en Exact. De integratie is bi-directioneel via onze Business Connector: factuurdata wordt gevalideerd tegen je ERP-masterdata en goedgekeurde facturen worden automatisch geboekt. Voor andere systemen integreren we via REST API.
Wat is een realistische touchless processing rate?
Bij goed opgezette implementaties is 60-80% touchless processing realistisch. Dit hangt af van: kwaliteit van je masterdata, percentage PO-facturen vs. non-PO, variatie in leveranciers en factuurformaten, en toleranties voor automatische matching.
Hoe lang duurt een enterprise implementatie?
De pilot met je eigen data duurt 4-6 weken. De volledige implementatie inclusief ERP-integratie, workflow-configuratie en user training neemt 8-16 weken, afhankelijk van complexiteit.
Hoe zit het met security en compliance?
We verwerken data op servers in Europese datacenters, werken met datasoevereiniteit als uitgangspunt, en bereiden ons voor op ISO 27001. Je krijgt volledige audit trail, role-based access control en SSO-integratie.
Wat kost enterprise AP automation?
Pricing is maatwerk op basis van volumes en complexiteit. Bij volumes vanaf 2.000 facturen per maand is de terugverdientijd typisch 6-12 maanden. Neem contact op voor een vrijblijvende offerte.
Start met Enterprise AP Automation
Ontdek hoe EasyData jouw factuurverwerking kan transformeren. Van assessment tot implementatie.
Onze enterprise aanpak
Assessment en business case – Analyse van je huidige proces en ROI-berekening
Pilot met je eigen data – Proof of concept met je eigen facturen en ERP
Europese datasoevereiniteit – Alle dataverwerking in Europese datacenters
Disclaimer: Percentages zijn gebaseerd op gemiddelde resultaten bij vergelijkbare enterprise organisaties. Werkelijke resultaten varieren per organisatie, volumes en implementatie.