Factuurverwerking met moderne AI-technologie

Factuurverwerking heeft een revolutie ondergaan door de ontwikkeling van generatieve AI en geavanceerde machine learning. Waar traditionele OCR-systemen moeite hadden met variërende factuurformaten, kunnen moderne AI-systemen vrijwel alle factuurtypen accuraat verwerken, ongeacht lay-out, lettertype of kwaliteit van het bronmateriaal.

De technologie werkt door natuurlijke taalverwerking te combineren met beeldherkenning. AI-systemen begrijpen niet alleen wat er op een factuur staat, maar ook wat het betekent. Ze herkennen automatisch leveranciersnamen, factuurnummers, BTW-bedragen en vervaldaten, zelfs wanneer deze informatie op verschillende plekken op het document staat of in verschillende formaten wordt weergegeven.

Wat moderne factuurverwerking kan bereiken

AI-systemen lezen facturen zoals mensen dat doen, door de context te begrijpen. Een bedrag van 450,00 wordt automatisch herkend als een totaalbedrag wanneer het naast het woord “totaal” staat, of als BTW-bedrag wanneer het bij “21% BTW” wordt vermeld. Deze contextbegrip maakt het mogelijk om complexe verzamelfacturen, creditnota’s en facturen met bijzondere lay-outs accuraat te verwerken. Een mooi extra argument om de lezer een PoC aan te bieden. De resultaten met de huidige stand van techniek zijn verbluffend!

De extra mogelijkheden die je erbij krijgt

AI-technologie herkent automatisch facturen die afwijken van normale patronen. Het systeem signaleert bijvoorbeeld facturen met verdachte bedragen of leveranciers die niet in het systeem bekend zijn. Verdachte leveranciersinformatie wordt automatisch gemarkeerd voor handmatige controle. Deze intelligente filtering voorkomt fouten en mogelijke fraude zonder het verwerkingsproces te vertragen.

Praktische implementatie in je proces

Organisaties implementeren AI-factuurverwerking vaak gefaseerd. Ze beginnen met een beperkt aantal leveranciers om het systeem te laten wennen aan hun specifieke documentstroom. Binnen enkele weken processeert het systeem doorgaans alle reguliere facturen zonder menselijke tussenkomst.

Integratie met bestaande ERP-systemen verloopt via standaard API-koppelingen. Verwerkte factuurgegevens stromen automatisch door naar boekhoudsoftware, waarbij de juiste kostenplaatsen en BTW-codes automatisch worden toegewezen op basis van historische patronen en vooraf ingestelde regels.

Het resultaat is een volledig geautomatiseerde workflow van factuurontvangst tot boekingsvoorstel. Medewerkers hoeven alleen nog uitzonderingen en nieuwe leveranciers af te handelen, terwijl het systeem de routinematige verwerking overneemt.

De veranderende rol van de financiële afdeling

Door de automatisering verschuift de focus van financiële medewerkers van dataverwerking naar analyse en controle. In plaats van factuurgegevens handmatig in te voeren, concentreren zij zich op cashflow-optimalisatie, leveranciersonderhandelingen en strategische financiële planning.

Deze verschuiving vereist wel aanpassing van vaardigheden en werkprocessen. Teams leren werken met uitzonderingsrapportages en focussen op de facturen die het systeem markeert voor handmatige controle. De overgang verloopt geleidelijk, waarbij medewerkers stapsgewijs vertrouwen opbouwen in de AI-technologie.

Je overwegingen bij leverancierskeuze

Bij het kiezen van een AI-factuurverwerkingssysteem is demonstratie met jouw eigen facturen essentieel. Systemen die goed presteren met generieke testdocumenten kunnen toch moeite hebben met jouw specifieke leveranciers of documenttypen.

Transparantie over de onderliggende technologie is belangrijk. Leveranciers die duidelijk kunnen uitleggen hoe hun AI-systeem werkt en welke verbeteringen zij doorvoeren, geven meer vertrouwen dan partijen die hun technologie als “black box” presenteren.

Lokale ondersteuning en compliance met wet- en regelgeving zijn praktische noodzakelijkheden. Systemen die ontworpen zijn voor internationale markten missen soms nuances van belastingregels of IBAN-validatie. Bekijk hoe wij omgaan met informatiebeveiliging en databeveiliging.

De technologie is inmiddels volwassen genoeg voor betrouwbare productie-implementatie, waarbij de meeste organisaties binnen maanden merkbare verbetering in efficiëntie en nauwkeurigheid ervaren.

Bedrijven over hun factuurverwerking

Bewezen resultaten

Organisaties in binnen- en buitenland hebben hun processen getransformeerd met onze automatiseringsoplossingen. Van factuurverwerking tot complexe data-analyse, de resultaten spreken voor zich.

“Onze partner die betrokken meedenkt in oplossingen. EasyData is al meer dan 10 jaar ons aanspreekpunt voor betaalbare Data Science oplossingen.”
Mark Hollaar, Van Ommen Beekbergen

“EasyData levert ons het financiële maatwerk waar we om verlegen zitten. Innovatieve technologie in een precies jasje, makkelijk bereikbaar in een passend betaalbaar Cloud model.”
Jan Oudendijk, STOOP Catering

Bekijk meer succesverhalen van bedrijven die de overstap hebben gemaakt.