Succesvolle projecten in document automatisering

Een grote Nederlandse gemeente stond voor de uitdaging om bankafschriften van verschillende banken (ABN Amro, ING, Rabobank en SNS) snel en veilig te verwerken. De kern van de oplossing lag in onze Financial Search-technologie, die automatisch documenten herkent, relevante data extraheert en transacties categoriseert volgens een dynamisch systeem.

Het unieke van deze aanpak is dat categorieën geen persoonsgegevens bevatten en - indien gewenst - gedeeld kunnen worden met andere aangesloten gemeenten. Hierdoor ontstaat een netwerk van best practices die breed inzetbaar zijn.

De implementatie omvatte tevens een servicedeskportal, logging van gebruikers en uitgebreide ondersteuning. Dankzij deze geïntegreerde aanpak kon de gemeente haar financiële processen efficiënter en veiliger inrichten, met behoud van volledige privacy en compliance.

Meer over onze cloud-diensten

Een succesvol project betrof de automatisering van het factuurverwerkingsproces voor een middelgroot Nederlands bedrijf. Het doel was handmatige verwerking van binnenkomende PDF-facturen te minimaliseren en de administratieve efficiëntie te verhogen.

Binnenkomende PDF-facturen worden automatisch herkend op regelniveau. Facturen die al een XML-bestand bevatten, worden direct doorgestuurd naar de gewenste serverlocatie. De herkende facturen worden via een beveiligde verbinding geplaatst in een map die direct toegankelijk is voor het ERP-systeem van de klant.

Lees meer over factuurherkenning

Voor een toonaangevende organisatie in de zorgsector hebben wij een innovatief project uitgevoerd gericht op het verbeteren van de herkenning van moeilijk leesbare documenten. Een aanzienlijk deel van aangeleverde documenten kon niet automatisch herkend worden door bestaande OCR-systemen.

We ontwikkelden een geavanceerde beeldverbetermodule gebaseerd op machine learning en OpenCV. Deze module corrigeert perspectief, herstelt vervormingen en verhoogt de resolutie van documenten, zodat ze optimaal voorbereid zijn voor automatische herkenning.

Ontdek onze OCR-technologie

Voor een internationaal opererende organisatie hebben wij een project uitgevoerd waarbij het automatiseren van complexe factuurverwerking centraal stond. De klant liep tegen uitdagingen aan zoals hoge afhankelijkheid van handmatige verwerking, foutgevoeligheid en beperkte flexibiliteit.

We implementeerden een geavanceerde oplossing die facturen automatisch herkent en relevante gegevens - zoals leveranciers, bedragen, btw-tarieven en valuta - direct uit documenten extraheert. Hierbij werd gebruikgemaakt van een combinatie van sjabloonherkenning en machine learning.

Voor een overheidsorganisatie hebben wij een project uitgevoerd dat volledig gericht was op het moderniseren van de verwerking van inkomende post en documenten. De uitdaging lag in het efficiënt verwerken van zowel papieren als digitale poststromen, het waarborgen van privacy en het realiseren van koppelingen met bestaande zaaksystemen.

We implementeerden een oplossing waarmee zowel fysieke als digitale documenten centraal worden gescand, herkend en automatisch voorzien van relevante metadata. Er wordt onderscheid gemaakt tussen technische en inhoudelijke metadata, afgestemd op de organisatiewensen.

Meer over procesautomatisering

Voor een grote speler in de telecom- en technologiebranche hebben wij een project uitgevoerd dat zich richtte op het optimaliseren van het scan- en herkenproces van uiteenlopende documenten, zoals identiteitsbewijzen, bankpassen, kassabonnen en KvK-uittreksels.

Met behulp van onze EasyData OCR Technology worden documenten zoals paspoorten, ID-kaarten, rijbewijzen en bankpassen automatisch herkend en relevante gegevens uitgelezen. Voor Europese identiteitsdocumenten wordt de MRZ (Machine Readable Zone) als basis gebruikt voor betrouwbare en snelle data-extractie.

Voor een toonaangevend bedrijf in de maakindustrie hebben wij een geavanceerd project gerealiseerd gericht op het automatiseren van technische documentverwerking en het uitvoeren van complexe berekeningen op basis van tekeningen. De uitdaging was om gegevens uit lastekeningen automatisch te extraheren, te valideren en direct te vertalen naar nauwkeurige berekeningen voor productie en kwaliteitscontrole.

Met behulp van machine learning worden specifieke lassymbolen en relevante parameters (zoals materiaalsoort, plaatdikte, laslengte en hoek) automatisch herkend en uit de tekeningen gehaald. Ontbrekende of onduidelijke velden worden gemarkeerd, zodat de gebruiker deze eenvoudig kan aanvullen of corrigeren via een gebruiksvriendelijk webportaal.

Ontdek technische documentherkenning

Voor een internationale industriële organisatie hebben wij een project uitgevoerd gericht op het automatisch uitlezen en structureren van complexe certificaatdocumenten, zoals materiaalcertificaten voor staal en andere metalen. De uitdaging lag in het feit dat deze documenten semi-gestructureerd waren: tabellen en gegevens kwamen in verschillende vormen voor, met uiteenlopende indelingen.

Om de kwaliteit van de extractie te verhogen, zijn referentielijsten gebruikt voor materiaalsoorten, "Heat No."-formaten en diameterbereiken. Hierdoor worden fouten bij het uitlezen en valideren van waarden tot een minimum beperkt en kunnen afwijkingen direct gesignaleerd worden.

Voor een archiefinstelling die te maken had met grote hoeveelheden historische documenten—waaronder handgeschreven kaarten, dossiers en inventarislijsten—hebben wij een project uitgevoerd gericht op het automatiseren van de herkenning en digitalisering van zowel handgeschreven als getypte teksten. De uitdaging lag in de enorme variatie aan handschriften, potloodnotities en wisselende scan- en papierkwaliteit.

Voor documenten met vage potloodnotities of lage scanresolutie zijn beeldverbetermodules toegepast. De herkende tekst werd direct gebruikt om documenten te indexeren en te voorzien van metadata, zodat ze doorzoekbaar werden in het archiefsysteem.

Meer over handschriftherkenning

Voor een internationale dienstverlener in de financiële sector hebben wij een project uitgevoerd gericht op het volledig automatiseren van de verwerking van uiteenlopende documenten, zoals contracten, facturen en klantformulieren. De organisatie had te maken met grote volumes documenten die dagelijks binnenkwamen via verschillende kanalen (e-mail, uploads, cloudmappen).

We hebben een workflow opgezet waarbij documenten automatisch worden opgehaald uit verschillende bronnen, herkend, gecategoriseerd en relevant gegevens geëxtraheerd met behulp van AI-gedreven OCR en machine learning-technologie. De geëxtraheerde data wordt automatisch gevalideerd en direct doorgestuurd naar achterliggende systemen.

Ontdek volledige procesautomatisering

Voor een overheidsorganisatie hebben wij een innovatief project opgezet gericht op het automatiseren van de verwerking en validatie van certificaten en handelsdocumenten. De uitdaging was om snel en betrouwbaar onderscheid te maken tussen bonafide en frauduleuze documenten, waarbij zowel handschrift als machinegeschreven tekst herkend en geanalyseerd moest worden.

Met behulp van onze eigen OCR-technologie en handschriftherkenningsmodules worden documenten nauwkeurig uitgelezen, waarbij ook ontbrekende of onduidelijke gegevens automatisch worden gesignaleerd. Documenten worden geclassificeerd en gevalideerd aan de hand van referentielijsten en metadata.

Meer over veilige cloud-oplossingen

Voor een handels- en distributiebedrijf met een groot volume aan orderverwerking hebben wij een project uitgevoerd dat gericht was op het automatiseren en optimaliseren van het orderproces. De bestaande oplossing voldeed niet meer: belangrijke orderdetails gingen verloren en er was veel handmatige controle nodig, wat leidde tot vertragingen en fouten.

Het systeem is getraind op het herkennen van essentiële gegevens zoals afleveradres, klantnummer, e-mail, IBAN, telefoonnummers, ordernummers (zowel van de dealer als van de eindklant), en tabellen met aantallen en artikelnummers. Onbekende of onvolledige gegevens worden automatisch aangevuld via een database lookup.

Ontdek cloud-gebaseerde orderverwerking

Voor een technologiebedrijf gespecialiseerd in gegevensbescherming hebben wij een project uitgevoerd rondom de ontwikkeling en implementatie van een geavanceerde oplossing voor document-anonimisering. De klant wilde inspelen op de groeiende vraag naar privacybescherming bij het verwerken van grote hoeveelheden gevoelige documenten.

We hebben het bestaande anonimiseringsplatform volledig geïntegreerd met een schaalbare cloudomgeving. Hierdoor kunnen grote aantallen documenten snel en veilig verwerkt worden, waarbij de verwerking per pagina parallel verloopt voor maximale snelheid en capaciteit.

Meer over privacybescherming

Voor een landelijke organisatie die verantwoordelijk is voor het inzichtelijk maken van grote hoeveelheden jaarrekeningen en financiële rapportages, hebben wij een project uitgevoerd waarbij de conversie en structurering van ongestructureerde financiële documenten centraal stond. De uitdaging was om uit duizenden jaarverslagen snel en accuraat relevante financiële gegevens te extraheren.

Door inzet van slimme algoritmen worden geconsolideerde balansen en andere kerngegevens automatisch herkend, gecontroleerd op compleetheid en samengebracht in een overzichtelijk Excel-bestand of database. De export kan volledig worden afgestemd op de wensen van de klant en is geschikt voor verdere analyse of monitoring.

Financiële data-extractie ontdekken

Voor een groot Nederlands attractiepark hebben wij een project uitgevoerd gericht op het optimaliseren van de vindbaarheid en toegankelijkheid van een omvangrijk technisch archief. De uitdaging was om duizenden technische tekeningen, onderhoudsdocumenten en inventarislijsten beter doorzoekbaar te maken voor technische medewerkers.

We zijn gestart met een grondige inventarisatie van het archiefmateriaal van meerdere attracties. Daarbij is gekeken naar de structuur van de bestaande mappen, de aanwezigheid van inventarislijsten en de kwaliteit van technische tekeningen en onderhoudsdocumenten. Voor documenten met matige scan-kwaliteit is beeldverbetering toegepast.

Archief digitalisering ontdekken

Voor een logistiek dienstverlener actief in de internationale handel hebben wij een project gerealiseerd gericht op het automatiseren van de verwerking en controle van transport- en vrachtgerelateerde documenten, zoals CMR's, laad- en losformulieren, en begeleidende certificaten. De klant wilde handmatige controles drastisch verminderen en compliance-risico's minimaliseren.

Alle aangeleverde transportdocumenten worden automatisch herkend en relevante gegevens -- zoals PO/SO-nummer, vrachtwagen- en trailerinformatie, laad- en loslocaties, en productdetails -- worden uitgelezen. Het systeem is flexibel genoeg om verschillende talen, lay-outs en documenttypes te verwerken, inclusief handgeschreven en gestempelde velden.

Logistieke automatisering ontdekken

Voor een internationale verzekeraar hebben wij een project gerealiseerd dat het volledige proces van het verwerken van medische claims heeft getransformeerd. De uitdaging was om grote aantallen gescande claimformulieren, afkomstig van diverse verzekeringsmaatschappijen en in uiteenlopende formaten, snel, accuraat en veilig te verwerken.

Met behulp van een geavanceerd platform worden gescande claimdocumenten automatisch herkend. Belangrijke velden zoals polisgegevens, verzekerde aantallen, bedragen aan uitbetaalde en openstaande claims, en verdelingen per type zorg worden direct uit de documenten gehaald. Het systeem past zich aan aan verschillende documentstructuren en kan snel nieuwe sjablonen toevoegen.

Claimverwerking optimaliseren

Voor een regionale overheidsorganisatie hebben wij een project uitgevoerd waarin het verwerken van bezwaar- en rechtbankdocumenten volledig is geautomatiseerd. De uitdaging lag in het efficiënt en foutloos koppelen van binnenkomende WOZ-bezwaarschriften en rechtbankpost aan de juiste dossiers, waarbij verschillende documenttypes, barcodes en databases moesten worden geïntegreerd.

Binnenkomende bezwaarschriften worden automatisch vanaf een beveiligde SFTP-locatie opgehaald. Het systeem herkent het documenttype, leest aanslag- en dossiernummers uit en koppelt deze direct aan de juiste records in de database. Rechtbankdocumenten worden herkend op basis van unieke kenmerken en gematcht met bestaande dossiers.

Overheidsautomatisering ontdekken