Workflow management, de kunst van verbeteren onder controle

Workflow Management, wat is dat precies?

Workflow Management overziet de stappen die nodig zijn om taken rondom bedrijfsprocessen geautomatiseerd uit te voeren. Laten we eens beginnen met het definiëren van taken die zich lenen voor Workflow automatisering. Workflow Management, de kunst van het herkennen en vervolgens adresseren van taken voor verdere automatisering. Deze te automatiseren taken voor workflow automatisering moeten aan door het (Workflow) management gestelde eisen voldoen. Zodra je die taken gedefinieerd hebt, komt het vervolgens aan op de uitvoering. Workflow automatisering is de volgende stap, die komt in beeld zodra de te automatiseren taken helder en begrijpelijk omschreven staan. Het gedeelte van de workflow automatiseringsuitvoering laten we in dit artikel buiten beschouwing.

Hoe geef je invulling aan workflow-management?

Zodra je bij dit gedeelte van het artikel bent aangeland zijn we het erover eens: Workflowmanagement stuurt de techniek en de uitvoerders op een inspirerende wijze aan om tot procesoptimalisatie te komen. Doel is om zorgt ervoor dat workflows op een efficiënte en effectieve manier verlopen. Aan het einde van je te managen proces zorgt dit ervoor dat de bestaande workflows goed geautomatiseerd werken. Ook belangrijk om aan het begin meteen rekening mee te houden, waar nodig hou je rekening voor verbeteringen!

Als een gouden regel kan je bij het definiëren en intern motiveren van je collega’s voor ogen houden. Als je de bestaande taken automatiseert, verbeteren ook meteen je algemene bedrijfsprocessen. Het helpt klanten, omdat ze sneller geholpen worden. En natuurlijk je collega’s, die zijn bij een correct geïmplementeerd workflow management beleid, structureel minder tijd kwijt bij het uitvoeren van hun taken. Neem zinloze stappen weg bij je collega’s! Zo’n actie zal iedere medewerker aanspreken en jouw statuur als regelend manager doen groeien!

Workflow Management vereist continue optimalisatie

Workflowbeheer vereist continue optimalisatie.

Natuurlijk is dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Maar wat betekent dat voor jou in de dagelijkse praktijk van Workflow Management? Daar gaan we je een paar concrete voorbeelden in geven.

Allereerst, maak een stroom diagram van de te volgens stappen zoals links staat afgebeeld. Schrijf daarbij alles op wat je moet doen en wie er voor de afzonderlijke stappen verantwoordelijk is. Dat ben jij als workflow automatiseringsmanager alvast niet. Wij zijn er bij EasyData van overtuigd dat Micromanagen bij automatiseringsprojecten geen goed idee is.

Je stroomdiagrammen doen ertoe

Verander de stroomdiagrammen in samenspraak met je collega’s om te blijven begrijpen waar je binnen een organisatie naartoe wilt. Zoals gesteld, je workflow proces verbeteren is een continu proces en je wilt verwarring bij je betrokken collega’s wegnemen. Eventuele onduidelijkheden over het te automatiseren proces gaan je simpelweg niet het door jou gezochte rendement opleveren.

Werk aan heldere communicatie

De sleutel is dus zoals wel vaker communicatie. Verzeker je van een open communicatie cultuur binnen je Workflow automatiseringswerkgroep. Zorg ervoor dat je teamgenoten regelmatig updates delen, vragen stellen
en effectief samenwerken. Gebruik hulpmiddelen die je helpen bij het bijhouden van werkprocessen, updates en discussies.

Workflow management hulpmiddelen

Dat is een bron van zorg, Google maar eens op “Workflow management software”. De wereld aan gereedschappen zal zich aan je openbaren. Het klinkt misschien een beetje vreemd voor EasyData, zelf een software fabrikant. Maar wij denken dat je moet oppassen met hulpmiddelen. Die helpen niet altijd. Een aantal beschikbare workflow management tools vereisen aandacht en begrip voordat je er goed gebruik van kan maken. Dan is het geen hulpmiddel meer, maar wordt zo’n workflow management hulpmiddel een probleem op zichzelf. Dat is nu juist wat je niet wilt en daarvoor ben je als manager aangesteld, probleemoplossend en dus niet het probleem verder uitvergroten.

Begin eens met een Excel template. Met bijvoorbeeld Excel krijg je meer controle over je projecten en activiteiten vanuit een standaard applicatie. Vanwege hun kwantitatieve ontwerp zijn spreadsheet een geweldig hulpmiddel om gegevensrijke statistieken bij te houden. Als je gaat kijken op Internet vind je allerlei sjablonen. Je hebt daar gratis varianten in en templates waar je voor moet betalen. Het gaat er allereerst om dat je praktisch een weg gaat vinden in Workflow Management. Hoe ga je een KPI-dashboard voor een overzicht van de voortgang of een tijdlijnsjabloon maken? Start er mee om taken visueel op één plek te ordenen.

Je Workflow Management voordelen op een rijtje:

Workflow Software brengt door vaste afspraken helderheid in je bestaande processen
Werkzaamheden standaardiseren met benoemde prioriteitstelling leid tot transparantie
Door processen te automatiseren gaan jij en je collega’s als vanzelf procesgericht handelen
Maak minder fouten en beëindig achterstallig werk door toegepaste Workflow automatisering
Worksflows maken in het geval van uitzonderingen duidelijk wat de beste oplossingsaanpak is
Inzicht voor afzonderlijke teams binnen een organisatie, of je nu thuis werkt of op kantoor bent
Creëer klanten betrokkenheid door bijvoorbeeld toegang tot de orderafhandeling workflow
Workflow in de Cloud of op je eigen systemen, bij EasyData houd je die vrijheid van keuze!
Workflow Software die zich aanpast aan veranderende wensen, schaalbaar voor iedere situatie
Voldoe aan de toenemende eisen omtrent informatiebeheer, zoals de AVG en proces administratie

Workflow software en toegevoegde waarde van EasyData

De kennis om documenten te classificeren en daar dan de belangrijke gegevens uit te extraheren zit in ons DNA.
Vanuit die basis stellen we je automatische workflows samen. Die workflows werken vervolgens op een natuurlijke wijze samen met de procedures zoals je die nu al gewend bent. Voor jouw organisatie verandert er niets, behalve dat je huidige processen via Workflow Automatisering een vaste structuur krijgen. Met deze manier van werken voorkom je als vanzelf de situatie als ‘afgedwongen automatisering’ waarmee je collega’s zich ongetwijfeld minder prettig voelen. Tegelijkertijd creëer je met toegepaste Workflow Management meer grip op je proces, gaat je kwaliteit omhoog en bespaar je kosten met meer plezier in je werk. Dat is het proces dat we graag technisch ondersteunen en hebben de focus je hierin stapsgewijs te begeleiden.

Waarom Workflow Management een goed idee is

Workflow Software is je sleutel voor overzicht. Dat vertaalt zich direct terug in een zichtbare reductie van werkinspanning. In dit artikel beschrijven we hoe Workflow Software tot besparing en toegenomen werkplezier leidt. In tegenstelling tot wat je zou kunnen denken bij Workflow Management, er is geen sprake van ingewikkelde consultancy trajecten.

Evenmin vraagt Workflow Management een stevige voorinvestering om waarneembare efficiëntie te meten.
Hoe dat werkt? Dat wordt in dit artikel stap voor stap uitgelegd. We leggen daarbij het zwaartepunt bij ‘Informatie Workflow Software’, daar zit onze expertise. Dat betekend niet dat je als bijvoorbeeld een aannemer niets aan dit artikel hebt, de basis voor Workflow Management vindt in de onderlinge samenwerking. Workflow Software staat niet op zichzelf. Succes begint bij onderlinge samenwerking en integratie.

Document Workflow automatiseren

Dat begint bij het in kaart brengen van je proces en dat gaan we niet ingewikkeld maken. De vraag is welke informatie er binnenkomt. Is dat een email, tekst op een website, een database record, PDF of een willekeurige andere informatie variatie. Dan komt de informatie zelf in beeld. Wat is de informatie die de workflow stuurt? Zo zal een order via de website een andere route volgen dan een beschadigde retourzending. Dit zijn natuurlijk praktische voorbeelden waar iedere lezer zich iets bij kan voorstellen. De werkelijke situaties die binnen je eigen organisatie spelen zijn werkelijk van belang. Document Workflow Management begint bij het benoemen daarvan. De vervolgstap komt daarna in beeld, dan ga je de benoemde stappen op de juiste plek in het proces plaatsen. Zodra je deze stappen doorlopen hebt, ben je zover dat je Workflow Software kunt gaan toepassen!

Wat willen we bereiken?

Een Document Workflow is een werkwijze die vastgelegd is een Workflow Software. Door je werkprocessen op deze manier te benaderen creëer je automatisch inzichtelijke en gestandaardiseerde bedrijfsprocessen. Ieder proces krijgt zijn eigen vaste werkwijze die is vastgelegd in de Workflow Software. Met het inrichten van automatische workflows ga je doelgerichter werken.

Workflow software in de Cloud

Workflow management richt zich zoals uit bovenstaande blijkt op het effectief en efficiënt inrichten van informatie binnen je eigen organisatie. Die informatie en afzonderlijke processen (workflows) worden met de dag complexer. De vraag die je jezelf terecht kan stellen is hoe je tussen die dagelijkse prioriteiten en afwegingen ook nog eens de tijd vindt om je te verdiepen in Workflow automatisering? Daar ligt een taak voor onze technologie die je in de oriëntatie ronde zou moeten overtuigen van het praktisch nut. Vervolgens zijn wij ervan overtuigd je met onze Workflow management aanpak beter van dienst te zijn,
De snelste manier om hierin tot elkaar te komen is door gebruik te maken van onze Workflow in de Cloud technologie.

Focus op je Document Workflow

Stel je voor dat er nog steeds veel documenten zoals orders, facturen en logistieke data geprint wordt. Dat zijn vooral handmatige, zich steeds herhalende en tijdrovende processen die aantrekkelijk zijn voor Workflow Automatisering. De reden daarvan is simpel, EasyData heeft veel ervaring hierin opgebouwd en realiseert zich dat iedere weer zijn eigen unieke workflow invulling heeft. Om Workflow Automatisering hanteerbaar te maken en voor de organisatie acceptatie uit resultaten te behalen kiezen we allereerst voor het aanpakken van je bestaande handmatige, tijdrovende en foutgevoelige Document Workflows.

Digitale werkstromen

Werk je niet meer met geprinte en gescande documenten? In dat geval komt je Digitale Workflow in beeld zonder herkenning of conversie slag vooraf. Denk dan aan het verder automatiseren van je order proces met automatische facturatie. Via interactieve dashboards hou je overzicht waarin ook andere administratieve processen zich thuis voelen. Workflow automatisering leent zich ook voor leadgeneratie, e-mailmarketing (Marketing Automation) en andere werkprocessen. De mogelijkheden zijn eindeloos!

Workflow software = automatisering

Met een Workflow in de Cloud beschik je meteen over een interactieve omgeving waar je ook klanten, leveranciers en anderen buiten je eigen organisatie kunt toelaten. Kiezen voor EasyData Workflow Management geeft je toegang tot Workflow automatisering op een hoger niveau.

Dat ‘hoger niveau’ zie je terug in Machine Learning modellen die we inrichten om jouw processen in afzonderlijke workflows in te richten. Deze methode is zeer geschikt om document gebaseerde bedrijfsprocessen effectiever, kostenbesparend en minder foutgevoelig in te richten.

Wil je dat zelf ervaren of meteen een demo inplannen?
Neem dan gerust contact met ons op!