Data entry vormt nog steeds een significante uitdaging voor bedrijven. We zien in onze dagelijkse praktijk nog steeds dat werknemers aanzienlijk tijd besteden aan het overzetten van data van de ene naar de andere plek. En waar we ons als IT'ers over verbazen is dat een substantieel deel van de professionals spendeert tijd aan het corrigeren van data entry fouten. We nemen het hele artikel van hrtecharena.nl op ter lering van waar het (makkelijk) beter kan.

Wij voorspellen dat 2025 wat betreft data entry aan de vooravond van een (r)evolutie. Waar bedrijven vroeger afhankelijk waren van tijdrovende handmatige invoer, maken AI-gestuurde oplossingen nu automatisering mogelijk die substantiële tijdsbesparing* oplevert.

0%+ Tijdsbesparing door automatisering*
💶0K Je mogelijke verborgen bedrijfskosten per jaar*
0% Haalbare nauwkeurigheid met
AI-oplossingen*
0x Werk afhankelijk is je terugverdien tijd binnen een jaar*

*Resultaten gebaseerd op interne metingen bij verschillend klanten en EasyData zelf. We trainen voor onze AI-gerelateerde opdrachten zelf ook.
Zodoende is onze boodschap vanuit de praktijk; individuele resultaten variëren per organisatie en implementatie scope.

Op deze pagina presenteren we je een gids die je helpt te navigeren door het data entry software landschap van 2025. We vergelijken 15+ oplossingen, van traditionele spreadsheets tot geavanceerde AI-platforms, en tonen hoe Nederlandse bedrijven de transitie maken naar volledig geautomatiseerde documentverwerking.

Wat vervangt data entry software eigenlijk?

Data entry software is een digitale oplossing die het proces van gegevensinvoer automatiseert en optimaliseert. In plaats van handmatig data over te typen van documenten naar systemen, gebruiken we tegenwoordig moderne technologieën zoals Optical Character Recognition (OCR), Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning (ML) om informatie automatisch te herkennen, extraheren en verwerken.

Om vervolgens documenten met bestaande database gegevens zichtbaar te maken wordt een zogenoemde Human in the Loop interface gebruikt.

Voor Nederlandse bedrijven brengt dit concrete voordelen*:

  • GDPR-compliantie: Automatische databehandeling met Europese privacystandaarden
  • Kostenbesparing: Significante reductie van operationele kosten*
  • Schaalbaarheid: Groei zonder evenredige toename van administratief personeel
  • Nederlandse taalondersteuning: Herkenning van Nederlandse documenten en formaten
  • Integratie met lokale systemen: Koppeling met Nederlandse boekhoudpakketten en ERP-systemen

*Voordelen gebaseerd op implementaties bij Nederlandse klanten,
specifieke resultaten afhankelijk van organisatie grootte en proces complexiteit.

Nederlandse bedrijven die data entry automatisering implementeren

De evolutie van data entry

Nederlandse bedrijven hebben de afgelopen jaren een significante verschuiving doorgemaakt. Waar in 2020 nog een groot deel van de productiebedrijven handmatige data-invoer gebruikte, is dit percentage in 2025 aanzienlijk gedaald. We constateren dat simpelweg door het toegenomen gebruik van onze technologie in diverse sectoren. Deze transitie wordt gedreven door:

1

Subsidie

Nederlandse overheidsstimulering voor digitale transformatie

2

Competitiedruk

Internationale concurrentie vereist efficiëntere processen

3

Personeelstekort

Automatisering compenseert gebrek aan personeel

4

Compliance-eisen

Striktere regelgeving vereist nauwkeurige data-behandeling

De verschillende data entry software vormen:

In 2025 onderscheiden we vier hoofdcategorieën van data entry software, elk met specifieke voordelen voor verschillende bedrijfsbehoeften:

📊

Handmatige data entry

Voorbeelden: Microsoft Excel, Google Sheets, Zoho Forms

Best voor: Kleine teams, eenvoudige data-structuren, laag volume

Uitdagingen: Tijdrovend, foutgevoelig, beperkt schaalbaar

🔄

Semi-geautomatiseerd

Voorbeelden: Zapier, Microsoft Power Automate, Airtable

Best voor: Workflow-automatisering, systeem-integraties

Voordelen: Vlotte verwerking, verminderd handmatig werk

🤖

AI-gestuurde OCR

Voorbeelden: EasyVerify, Klippa DocHorizon, UiPath

Best voor: Documentverwerking en formulier-extractie

Voordelen: Verbeterde nauwkeurigheid*

🧠

Intelligente Processing

Voorbeelden: EasyData Cloud Platform, Rossum, Docsumo

Best voor: Complexe documenten, multi-formaat verwerking

Voordelen: Hoge nauwkeurigheid*, zelflerende algoritmes

De 2025 vergelijking: 15+ data entry software oplossingen

We hebben de belangrijkste data entry software oplossingen geanalyseerd op basis van functionaliteit, gebruiksgemak, Nederlandse marktgeschiktheid en kosteneffectiviteit:

Software Type Nauwkeurigheid Nederlandse Support GDPR Compliant Prijsklasse Best voor
⭐ EasyData AI-IDP Hoog* ✅ Volledig ✅ Ja 💶💶 Nederlandse bedrijven en
compliance-kritische sectoren
Klippa DocHorizon AI-OCR Hoog* ✅ Ja ✅ Ja 💶💶💶 Multi-document verwerking
UiPath Document Understanding RPA-OCR Goed* ⚠️ Beperkt ✅ Ja 💶💶💶💶 Enterprise automatisering
Rossum AI-IDP Goed* ⚠️ Engels ✅ Ja 💶💶💶💶 Financiële documenten
AutoEntry OCR Goed* ✅ Ja ✅ Ja 💶💶 MKB boekhouding
Parseur AI-Parsing Gemiddeld* ⚠️ Engels ✅ Ja 💶💶 Email data extractie
Docsumo ML-OCR Gemiddeld* ❌ Nee ✅ Ja 💶💶💶 Structuur documenten
Forms On Fire Mobile Forms Goed* ⚠️ Engels ✅ Ja 💶💶 Veldwerk data collectie
Ninox Database Builder N/A ⚠️ Beperkt ✅ Ja 💶💶 Custom applicaties
Microsoft Excel Spreadsheet Handmatig ✅ Volledig ⚠️ Afhankelijk 💶 Eenvoudige data-analyse
Google Sheets Cloud Spreadsheet Handmatig ✅ Ja ⚠️ Afhankelijk 💶 Gedeelde data entry
Airtable Database-Spreadsheet Handmatig ✅ Ja ✅ Ja 💶💶 Gestructureerde databases
Zapier Automation N/A ✅ Ja ✅ Ja 💶💶 Workflow automatisering
Typeform Form Builder Goed* ✅ Ja ✅ Ja 💶💶 Enquêtes en formulieren
Zoho Forms Form Builder Gemiddeld* ⚠️ Beperkt ✅ Ja 💶 MKB formulier-data

Legenda prijsklassen: 💶 = €0-50/maand, 💶💶 = €50-500/maand, 💶💶💶 = €500-2000/maand, 💶💶💶💶 = €2000+/maand

*Nauwkeurigheidsscores gebaseerd op leverancier specificaties en interne evaluaties, werkelijke prestaties kunnen variëren per document type en implementatie.

⭐ Waarom EasyData de expertise voor Data Entry Automatisering levert

EasyData combineert 25+ jaar expertise in documentverwerking met moderne AI-technologie

Als Nederlandse software ontwikkelaar bieden we je volledige GDPR-compliance, Nederlandse taalondersteuning en lokale implementatieondersteuning.

Unieke voordelen van EasyVerify:

  • Nederlandse ontwikkeling: Lokale expertise en ondersteuning
  • Datasoevereiniteit: Je data blijft binnen Europa
  • Bewezen nauwkeurigheid: Die nauwkeurigheid laten we je graag zien
  • Flexibiliteit: Flexibele contracten en open standaarden
  • Transparante prijsstelling: Geen verborgen kosten of surprise-facturen
  • Nederlandse support: Directe lijn met onze experts
  • Compliance-ready: GDPR en branche-specifieke regelgeving

Technische capaciteiten:

  • Multi-modal AI: Combinatie van OCR, NLP en computer vision
  • Zelflerende algoritmes: Verbetert automatisch naarmate meer documenten worden verwerkt
  • Verificatie: Geïntegreerde verificatie en authenticiteitscontroles
  • Mobile SDK: Transformeer smartphones tot professionele document scanners
EasyVerify platform interface met Nederlandse documenten

Het implementatieproces: Data entry geautomatiseerd binnen weken*

Een succesvolle transitie naar geautomatiseerde data entry volgt een gestructureerde aanpak:

*Implementatietijdframe gebaseerd op gemiddelde projectduur bij Nederlandse klanten, individuele projecten kunnen variëren afhankelijk van organisatie grootte en complexiteit.

1

Analyse & Assessment

Week 1-2: Documentatie huidige processen, identificatie verbeterpunten*, ROI-berekening en technische requirements

2

Proof of Concept (PoC)

Week 3-4: Test met echte documenten, kwaliteitsmeting, integratie-test met bestaande systemen

3

Pilotimplementatie

Week 5-6: Beperkte rollout, training van gebruikers, fine-tuning van algoritmes, workflow optimalisatie

4

Volledige Deployment

Week 7-8: Organisatie-brede uitrol, monitoring en optimalisatie, kennisoverdracht en documentatie

*Verbeterpunten en ROI berekeningen gebaseerd op EasyData's propriëtaire assessment methodologie, ontwikkeld uit 25+ jaar implementatie-ervaring bij Nederlandse bedrijven.