RPA kostengids 2025
van budgetplanning tot ROI-optimalisatie

Waarom RPA kostenbeheersing cruciaal is voor Nederlandse bedrijven

Bij het implementeren van robotic process automation is het van belang dat beslissers de verschillende componenten begrijpen die RPA-uitgaven beïnvloeden. Deze kosten verdelen we in drie hoofdcategorieën: vendor prijsmodellen, ontwikkel met module of infrastructuurkosten en onderhoud die ook weer doorlopende uitgaven genereren..

Nederlandse IT-managers worstelen vaak met verborgen kosten die het budgetdispositief kunnen verstoren. Onderzoeken tonen aan dat RPA-licentiekosten doorgaans slechts 25-30% van de totale RPA-kosten vertegenwoordigen, waarbij de rest afkomstig is van implementatie en onderhoud.

In de Nederlandse praktijk blijkt dus dat IT-managers de kostenstructuur vaak onderschatten: verborgen IT-kosten zitten in integratiewerk,
extra beheeractiviteiten en noodzakelijke aanpassingen aan bestaande informatiesystemen, die niet direct zichtbaar zijn op facturen of budgetten.

Nederlandse marktspecifieke kostenfactoren

• Software- en licentiekosten: Stijgende kosten door prijsverhogingen en nieuwe wetgeving zoals de Omgevingswet De softwarekosten zijn in 2024 gestegen, mede door prijsverhogingen en een groeiende afhankelijkheid van servervirtualisatie en nieuwe wetgeving zoals de Omgevingswet. Gemiddelde softwarekosten voor gemeenten liggen nu rond €37 per inwoner, met extra druk op kleinere organisaties door staffelmodellen. (Bron: MXI ICT Benchmark Gemeenten 2024)
• Personeelskosten ICT & Inhuur: Stijgende kosten door personeelstekort en toenemende cybersecurity-eisen De kosten voor ICT-personeel blijven stijgen, onder andere door schaarste aan gekwalificeerde mensen en toenemende eisen aan lokaal beheer en cybersecurity. Voor ziekenhuizen steeg het IT-budget in 2024 met gemiddeld 7%, vooral richting software en extern personeel. (Bron: NVZ Kostenonderzoek Zorg-IT 2024)
• Lokalisatie & Nederlandse taalondersteuning: Extra kosten voor vertaling, aanpassing en Nederlands support Extra kosten voor het vertalen, aanpassen en continu beheren van software en documentatie voor de Nederlandse markt, inclusief helpdesks en support in het Nederlands, zijn relevant voor compliance en acceptatie. Dit geldt vooral bij SaaS en RPA-oplossingen. (Bron: ICT Portal - Softwarelicenties)
• Datacenter- en hostingkosten (data soevereiniteit): Hogere kosten voor verplichte opslag in Nederlandse/EU-datacenters Europese en Nederlandse regelgeving vereist dat data vaak in Nederlandse/EU-datacenters wordt opgeslagen, wat hogere hosting­kosten met zich meebrengt, zeker bij gebruik van SaaS waar data-grenzen gelden. Datacenters moeten voldoen aan hoge normen voor privacy en beschikbaarheid. (Bron: MXI ICT Benchmark Gemeenten 2024)
• GDPR/AVG Compliance: Kosten voor privacymaatregelen, data governance en audits volgens Nederlandse/EU-wetgeving Implementatie van privacymaatregelen, data governance, dataclassificatie en audits om te voldoen aan de strengere Nederlandse en Europese privacywetgeving. Gemiddelde implementatiekosten per medewerker liggen tussen €370-€550, afhankelijk van sector en omvang. Grote bedrijven investeren soms miljoenen euro's in compliance en tools. (Bronnen: Consultancy.nl GDPR-compliance onderzoek, Europese Commissie Gegevensbescherming)
• BTW & Fiscaliteit (digitale diensten, VIDA): 21% BTW op software plus nieuwe rapportageverplichtingen vanaf 2030 Het standaard BTW-tarief van 21% geldt op softwarelicenties en SaaS, wat direct de investerings- en operationele kosten verhoogt. Nieuwe Europese digitaliseringsregels (zoals VIDA, per 2030 verplicht) vragen om extra fiscale rapportages, facturatie en digitale compliance. (Bron: ViDA & digitale btw-rapportage Europese Commissie 2024-2025)
• Arbeidsrecht en impact assessments: Verplichte impactanalyses bij digitalisering en automatiseringstrajecten Nederlandse regels vragen om impactanalyses bij digitaliserings- en automatiseringstrajecten, met extra compliance costs als er sprake is van reorganisaties, outsourcing en robotisering. (Bron: Rijksoverheid - ICT Financiën 2024-2028)
• Rapportage- en data-uitwisselverplichtingen (DAC7): Sinds 2024 extra kosten voor rapportage aan Belastingdienst Sinds 2024 geldt een rapportageverplichting voor online platforms: extra kosten voor het verzamelen, aanleveren en verwerken van gebruikersgegevens richting de Belastingdienst, inclusief IT-instellingen en privacycontroles. (Bronnen: Fiscount - DAC7-rapportageverplichting, Belastingdienst DAC7)
• Overheids- & sectorale eisen: Kosten door aansluiting op digitale stelsels en sectorale normen Extra kosten kunnen ontstaan door nationale wetgeving/initiatieven, zoals aansluiting op digitale stelsels (bv. Digitaal Stelsel Omgevingswet voor gemeenten), of sectorale normen in zorg, onderwijs of publieke sector. (Bron: Dutch IT Channel - ICT-kosten gemeenten 2023)

Conclusie: De Nederlandse realiteit voor IT-investeringen

Deze kostenfactoren illustreren waarom IT-projecten structureel duurder uitvallen dan in andere markten.
De combinatie van stijgende licentiekosten (+7% in 2024), personeelstekorten in de ICT-sector.
Nederlandse compliance-eisen creëeren een kostenstapeling die vooral MKB-organisaties hard raakt.

🎯 Voor IT-beslissers betekent dit:

Budgetteer structureel 20-35% extra voor Nederlandse marktspecifieke kosten bovenop de standaard softwarelicenties.

Organisaties die dit niet meenemen in hun business case, lopen tegen kostenoverschrijdingen aan.

Bespaar kosten, neem contact op voor kosteninzicht

Fabrikant prijsmodellen met licentiekosten

Om de kosten van RPA-implementatie effectief te minimaliseren, is het cruciaal om de verschillende prijsstructuren van RPA-vendors grondig te begrijpen.
De kosten van fabrikanten kunnen aanzienlijk verschillen en worden beïnvloed door factoren zoals het aantal benodigde bots en specifieke functionaliteiten.

Licentiekosten vertegenwoordigen doorgaans ongeveer 30% van de totale robotic process automation kosten.
Enkele veel voorkomende voorbeelden van deze prijsmodellen zijn onder andere abonnementsplannen die variëren afhankelijk van attended of unattended bots.

Beknopt algemeen overzicht van licentie prijzen

Vendor	Plan Type	Kosten	Opmerkingen
Microsoft Power Automate	Basic	€15/gebruiker/maand	Geen RPA functionaliteit
Microsoft Power Automate	RPA-enabled	€150/maand	Inclusief unattended automatisering
UiPath	Enterprise	Tot €60.000/jaar	Uitgebreide oplossingen
Automation Anywhere	Unattended bot	€750/maand	Elke extra bot
Automation Anywhere	Attended bot	€125/maand	Extra kosten
Fortra Automate	1 bot	€5.000	Initiële setup
Fortra Automate	5 bots	€16.000	Geschaalde prijsstelling

Geavanceerde strategieën om RPA-kosten te minimaliseren

Bedrijven die het maximale rendement willen halen uit hun investering in Robotic Process Automation (RPA) en tegelijk de kosten zo laag mogelijk willen houden, doen er goed aan daar een slimme strategie voor te kiezen. Ze kijken kritisch naar welke bedrijfsprocessen het meest opleveren als ze worden geautomatiseerd. Ook kiezen ze RPA-systemen die makkelijk kunnen meegroeien met hun organisatie. Door gebruik te maken van cloud-gebaseerde RPA-technologie blijven bedrijven flexibel en kunnen ze snel starten met automatiseren. Zo zorgen ze ervoor dat hun RPA-investeringen efficiënt worden ingezet en de kosten beheersbaar blijven.

1. Prioriteer hoge-ROI processen

Het maximaliseren van de voordelen van RPA begint bij het prioriteren van hoge-ROI processen.

Target gebieden voor Nederlandse implementaties:

• Data entry taken: Factuurverwerking en orderinvoer
• Order processing: Na orderinvoer beginnen de problemen in sommige proccessen
• Standaard rapportageprocessen: Maandelijkse financiële rapportages
• Regel-gebaseerde operaties: Compliance checks en validaties
• Marketing: Marketing Automation is geen toverwoord, maar gewoon een ' Must Have'
• GDPR-gerelateerde processen: Data audit trails en privacy assessments

2. Implementeer schaalbare en cloud-gebaseerde oplossingen

Bedrijven kunnen hun automatiseringsmogelijkheden afstemmen op groei door gebruik te maken van schaalbare RPA-oplossingen.

Voordelen van cloud-gebaseerde RPA vergeleken met de traditionele on-premise setups zijn:

• Gereduceerde investering vooraf: 60-80% kostenbesparing
• Abonnementsprijsmodellen: Die vooraf kosten verlagen
• Flexibiliteit: Voor efficiënte schaling zonder significante infrastructuurkostenstijgingen

3. Kies kosteneffectieve RPA-tools

Entry-level abonnementen voor UiPath starten bij €3.000 jaarlijks, terwijl Automation Anywhere community editions aanbiedt zonder kosten.

Belangrijke overwegingen voor vendor selectie:

• Customization behoeften: Het aanpassen van RPA-oplossingen aan unieke business processen kan kosten verdubbelen of zelfs verdrievoudigen
• Doorlopend onderhoud: Verwacht 15%-20% van je initiële investering jaarlijks toe te wijzen aan onderhoud en updates
• Nederlandse compliance: GDPR-ready oplossingen kunnen extra kosten meebrengen maar voorkomen boetes

4. Ontwikkel een Center of Excellence (CoE)

Het samenstellen van (interne) professionals die werken aan het monitoren van RPA-ROI is essentieel.

Het CoE moet nauwlettend aandacht besteden aan:

• Kosten en voordelen van de oplossing: En aanpassingen maken om resultaten verder te verbeteren
• Use cases informeren: Voor het uitbreiden van je oplossing naar andere processen
• Successen identificeren: Je RPA-investering kan helpen andere processen te identificeren voor vergelijkbare successen

5. Focus op compliance en risicomitigatie

RPA helpt bedrijven te voldoen aan industry regelgeving door:

• Real-time audit trails genereren: Voor eenvoudige rapportage
• Strikte toegangscontroles afdwingen: En data security protocols
• Geautomatiseerde compliance procedures: Voor GDPR en Nederlandse wetgeving

Op deze wijze reduceer je het risico van boetes en verbetert je de effectiviteit en reputatie van je organisatie.